AZS System AG präsentiert elektronische Personalakte und Arbeitszeiterfassung (nach TVöD) zur KOMCOM Nord 2010
AZS System AG präsentiert vom 9.-10. Feb. 2010 zur KOMCOM Nord in Hannover praxiserprobte Lösungen für die Zeit- und Personalwirtschaft. Die webbasierten Lösungen der AZS System AG stellen die notwendige Infrastruktur zur Kommunikation und Kooperation online bereit und greifen die Handlungsfelder der modernen Personal- und Zeitwirtschaft auf. Personalmanagement ist ein Schwerpunktthema am Stand C05 in Niedersachsenhalle des Systemintegrator AZS System AG aus Hamburg. Effizienz, Wirtschaftlichkeit und Transparenz sind wichtiger denn je. IT-Lösungen sollen einerseits das Personalwesen von administrativen Routinetätigkeiten entlasten, andererseits den Anwendern die Informationen zur Verfügung stellen, die sie unterstützen, die Produktivität und die Arbeitsqualität zu steigern. Zu den Kernaufgaben zählt nach wie vor die Zeiterfassung und Abrechnung, die kostbare Ressource Zeit zu ordnen, zu erfassen und gleichzeitig nach den Bedürfnissen des Unternehmens und der Mitarbeiter lebenswert und effizient zu strukturieren.
Die Zeiterfassung und -auswertung Time 3010 dient Mitarbeitenden in Kirchen und Verwaltung unterschiedlicher Arbeitsgebiete und mit verschiedenen Anstellungsgraden dazu, ihre Arbeitszeit zu erfassen und jederzeit Auskunft über deren Aufteilung (Doppik) zu bekommen. Die Lösung besteht aus einer Hardwarekomponente, z. B. einem Buchungsterminal und der Software, die auf einem Arbeitsplatzrechner installiert ist. Die Mitarbeiter buchen ihre Zeiten an einem Terminal, das die Daten an einen Arbeitsplatz der Personalabteilung weiterleitet. Das Kernstück dieser Lösung ist die Zeiterfassungssoftware. Sie bündelt alle Informationen und gibt dem Sachbearbeiter die Möglichkeit, die Daten nach den individuellen Gegebenheiten im Unternehmen zu bearbeiten, weiterzuleiten oder auszuwerten. Das modulare branchenunabhängig einsetzbare System unterstützt die Weitergabe der Daten zu allen gängigen Lohn- und Gehaltsprogrammen mit integrierten Übergabe-Schnittstellen. Die Zeiterfassung Time3010 ist funktional sehr breit aufgestellt. Alle anfallenden Aufgaben wie Gleit- und Teilzeit, Kontenführung für die Jahresarbeitszeit, Pausenregelungen, komplexe Schichtmodelle, automatische Feiertagsvorplanung und Feiertagsverrechnung werden abgebildet.
Routinearbeiten werden durch die Web-Services und die Workflow-Funktionen spürbar minimiert, Papierberge reduziert und der Verwaltungsaufwand für Urlaubsanträge, Fehlzeiten und Korrekturen erheblich gesenkt. Ein Mitarbeiterportal stellt nicht nur Infos zur Verfügung, sondern bezieht die Mitarbeiter aktiv in administrative Vorgänge mit ein. Über die gängigen Internetbrowser können Mitarbeiter ihre Zeit- und Auftragsdaten auch ohne Terminal buchen, Zeitnachweise kontrollieren oder Urlaubs- und Zeitkorrekturanträge stellen und diese direkt an die Zentrale übermitteln. So wird den Mitarbeitern mehr Eigenverantwortlichkeit übertragen, die Motivation wird erhöht und das Personalwesen von anfallenden Routinearbeiten entlastet.
Time 3010 hat sich im Einsatz bei kirchlichen Mitarbeitenden bewährt. Die frei wählbaren Bezeichnungen von Arbeitsgebieten und Aufgaben entsprechen den Bezeichnungen in der Stellenbeschreibung. Die webbasierte Lösung Time 3010 bietet Grundlagen für die Rechenschaftslegung gegenüber der Behörde und dient der Weiterentwicklung des eigenen beruflichen Handelns. Mit dem Modul Personalinformationssystem Peris 3010 ist z. B. die Führung der Elektronischen Personalakte, Bewerbermanagement über eine Datenbank (MS SQL oder ORACLE) möglich. So können Personalfälle von der Stellenausschreibung über die Bewerbung, die Einstellung und die Abrechnung bis hin zum Austritt durchgängig abgebildet werden. Eine zentrale Datenbank verwaltet alle Daten der Personalakten und Planstellen inklusive aller Daten der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Peris 3010 erspart so Doppelerfassungen und bietet gleichzeitig Zugriff auf alle Daten, die für die verschiedensten Auswertungen benötigt werden. Funktionale, rollenbasierte Rechte und organisatorische Zugriffsrechte regeln Verantwortlichkeiten im Personalbereich und bilden die Grundlage zur Optimierung der gesamtheitlichen Bearbeitung von Personalprozessen mit mehreren Beteiligten.
Dank der elektronischen Personalakte von Peris 3010 gehört das lästige Durchsuchen von Aktenschränken der Vergangenheit an, denn die elektronische Personalakte bildet die Grundlage für effektives Personalmanagement. Ganz einfach per Mausklick bietet Peris 3010 das komfortable Verwalten von Fortbildungsmaßnahmen, Mitarbeitergesprächen, Lebensläufen, Sprachkenntnissen und anderen Zusatzqualifikationen. Dabei übernimmt Peris 3010 alle relevanten Mitarbeiter- und Stellendaten aus bestehenden Systemen, so dass eine redundante Erfassung der Daten vermieden wird. Über die Basisdaten hinaus enthält das Mitarbeiterprofil unter anderem Informationen über Werdegang, Projekterfahrungen, Weiterbildung und Sprachkenntnisse. Zusätzlich können mithilfe der integrierten Dokumentenverwaltung elektronische Dokumente, wie zum Beispiel das Firmenfahrzeug, gespeichert und damit dezentral verfügbar gemacht werden. Mit der Stellenadministration bietet Peris 3010 die Möglichkeit, aktuelle oder geplante Stellen zu erstellen, Projekte zu besetzen oder Experten zu identifizieren.
Das integrierte Bewerbermanagement von Peris 3010 standardisiert und beschleunigt Abläufe und spart gleichzeitig Zeit und Kosten. Es hilft dabei, die elektronische Bewerberakte von der Stellengenehmigung bis hin zur Einstellung und dem ersten Arbeitstag als einheitlichen Prozess zu gestalten und nimmt dem Unternehmen so Routinearbeiten ab. Für die betriebswirtschaftliche Bewertung und hohe Planungssicherheit bietet Peris 3010 den Überblick über die aktuellen Werte aus Lohn- und Gehaltsdaten, den Zielvereinbarungen, den Spesen und den Zulagen. Durch die integrierte Dokumentenverwaltung gehört die lange Suche nach Dokumenten der Vergangenheit an. Peris 3010 bietet die Möglichkeit, frei definierbare Kategorien für Dokumente zu vergeben und die Dokumente mit Verschlagwortung wie Titel, Stichwort, Kategorie, Referenznummer, Aktenzeichen oder betreffende Person zu versehen.
Mit dem Datenimport aus unstrukturierten Textdateien bietet Peris 3010 ein höchst effizientes Werkzeug, um weitere Informationen in die digitale Personalakte einzubinden. So können mit Scanner eingelesene und mittels OCR in Textdokumente umgewandelte Papierdokumente übernommen und ganz einfach per Mausklick in die Datenbank von Persis 3010 übertragen werden. Das leistungsfähige Auswertungswerkzeug für Listen, Statistiken und Auswertungen hilft bei der individuellen Analyse der Unternehmensdaten.
Mit den modular aufgebauten Softwarelösungen der AZS System steht eine ausgereifte Palette an Soft- und Hardwarekomponenten zur Verfügung, die exakt auf die Bedürfnissen von öffentlichen Einrichtungen, Kirchen und Verwaltungen ausgerichtet sind und Informationsinseln effizient überbrücken.
Ferner bietet AZS System AG mit Zutrittskontrolle inkl. Zutrittskontroll-Leser, biometrischen Systemen, Digital-Zylinder und Digital-Beschläge, Besucherverwaltung, Alarmanlagenscharf- und -unscharfschaltung, Gebäudemanagement und Videoanbindung weitere Software- und Hardwarelösungen bzw. Ergänzungsmodule. Diese werden mit bereits vorhandener Hardware zu integrierten Gesamtlösungen je nach Bedarf und Anforderungsfall zusammengeführt.
