CeBIT 2011: callas präsentiert richtungsweisende Archivierung von Office-Dokumenten nach PDF/A
(Berlin) Die callas software GmbH zeigt auf der CeBIT am Stand des PDF/A Competence Center (Halle 3, Stand D34), wie Unternehmen und Organisationen inhaltlich zusammenhängende Office-Dokumente auf Knopfdruck im PDF/A-Format archivieren können. Möglich wird dies mit dem neuen Normteil PDF/A-2, der nun sogenannte Container zulässt und dem pdfaPilot, der diese Option mit entsprechenden Funktionen unterstützt. Damit können Anwender sämtliche Office Dokumente, unabhängig davon, ob sie mit Microsoft Office oder OpenOffice erstellt wurden, in einer Akte zusammenfassen und diese in einer PDF/A-Datei archivieren. Zusätzlich wird bei Bedarf automatisch eine PDF-Übersicht erstellt, die dann auf die einzelnen Dokumente mit Texten, Tabellen oder Bildern verlinkt. Zum Öffnen und Lesen der Dateien ist lediglich ein Acrobat Reader notwendig. Prädestinierte Einsatzgebiete sind beispielsweise Kredit- oder Versicherungsakten, aber auch Projektakten wie etwa im Konstruktionsbereich. Auch die Archivierung und Verwaltung von E-Mails wird damit erleichtert: E-Mail-Anhänge – im Original etwa Word-Dateien, im Archiv dann PDF/A-Dateien – lassen sich separat zum E-Mail-Text, aber vereint in einer PDF/A-Collection archivieren. Der pdfaPilot zählt zu den leistungsfähigsten Werkzeugen, wenn es um die Konvertierung bzw. Validierung von PDF/A-Dokumenten geht. Er unterstützt mit der seit Jahresbeginn zur Verfügung stehenden Version 2.3 in sämtlichen Funktionen den neuen Normteil PDF/A-2 und ist darüber hinaus 64-Bit-fähig.
Mit dem pdfaPilot von callas können Anwender Office-Dokumente automatisiert zu einer elektronischen Akte in Form von PDF-Collections zusammenfügen. Gleichzeitig können sie dafür sorgen, dass die Akte über Jahre hinweg lesbar bleibt. Denn der pdfaPilot fügt die Dateien, die mit MS-Office oder OpenOffice erstellt wurden, nicht nur in einem PDF-Container zusammen, er konvertiert sie sogar in eine PDF/A-Datei. Zusätzlich generiert die Software ein Inhaltsverzeichnis, das mit den einzelnen Elementen verknüpft ist. Zum Öffnen und Lesen bedarf es einfach nur eines PDF-Readers.
Dass callas mit dieser Lösung den „Nerv der Zeit“ getroffen hat, belegt unter anderem eine kürzlich von der Unternehmensberatung Pentadoc durchgeführte Befragung bei Anbietern von Enterprise Content Management-Systemen. Demnach bezogen sich in 2010 über 54 % der Anfragen auf elektronischen Akten-Lösungen; 2011 sollen es sogar 58 % werden.
Olaf Drümmer, Geschäftsführer von callas software sagt: „Der Normteil PDF/A-2 erlaubt die Erstellung von Collections, die aus mehreren PDF/A-Dateien bestehen. Mit Produkten, die diese Funktion unterstützen, können Unternehmen nun ihre zusammenhängenden Office-Dokumente wesentlich übersichtlicher in Form von elektronische Akten langfristig verfügbar machen.“
Firma: callas software GmbH
Kontakt-Informationen:
Ansprechpartner: good news! GmbH
Stadt: Berlin
Telefon: +49 30 443 90 31-0
