SOX-konforme Klassifizierungs- und Indexing-Lösung von ReadSoft erleichtert Kontrolle über den Dokumentenfluss in Unternehmen / ReadSoft auf der DMS-Expo (9. – 11. September 2008): Halle 7.1, Stand G041/H040 Neu-Isenburg, 25. Juni 2008. Als Basis für effiziente Posteingangslösungen präsentiert ReadSoft auf der DMS-Expo die neue Version 6.1 der Lösung „Classify & Index“ aus der Produktreihe ReadSoft DOCUMENTS. Die Lösung erleichtert Unternehmen das gesamte Dokumentenhandling, reduziert den Zeitaufwand und ermöglicht die vollständige Kontrolle über den Dokumentenfluss. Eine integrierte Audit-Trail-Funktion bietet stets den Überblick über den aktuellen Verbleib eines Dokuments im System und arbeitet damit gesetzeskonform zu den Anforderungen des Sarbanes-Oxley-Acts (SOX). „Classify & Index“ verarbeitet in einem einzigen System Eingangsdokumente aus allen Eingangsquellen und in beliebigen Formaten, beispielsweise Papierdokumente, Fax, E-Mail, XML, PDF und andere. Bei der automatisierten Klassifizierung analysiert ReadSoft DOCUMENTS, um welche Art eines Dokuments es sich handelt. Rechnungen, Bestellungen, Schadensmeldungen, Bewerbungen, Briefe, Kreditanträge oder Adressänderungen werden so schnell erkannt und dem entsprechenden Geschäftsprozess zugesteuert. Hierzu nutzt die Software zum Beispiel Merkmale wie Logos, Schlüsselbegriffe, Wortkombinationen, Layouts sowie auch Barcodes. Die Dokumente werden nicht nur erkannt, sondern auch entsprechend ihres Typs gruppiert und in sich getrennt. Vorgänge lassen sich schon während der Klassifizierung zusammenfassen. Ein Fall oder Vorgang kann zum Beispiel aus einem Formular, einem Brief sowie einem Bild (Fahrerlaubnis, Personalausweis, Foto, oder ähnlichem) bestehen.
Die Index-Funktionalität extrahiert im Anschluss an die Klassifizierung aus den Dokumenten alle relevanten Schlüsselinformationen, beispielsweise Kundennummern, Namen, Adressen oder ähnliches. Die Indexinformationen werden zusammen mit dem klassifizierten Dokument an ein nachgelagertes Business-System übergeben und sind dort jederzeit recherchierbar. Dies versetzt Sachbearbeiter oder Fallmanager in die Lage, alle relevanten Informationen digital recherchieren zu können. Nachgelagerte Prozessoptimierungslösungen von ReadSoft, wie beispielsweise ReadSoft INVOICES, ReadSoft FORMS sowie ReadSoft WebCycle, lassen sich an „Classify & Index“ sinnvoll und synergetisch vernetzen.
„Classify & Index“ in der Version 6.1 deckt als Lösung den Prozess vom Dokumenteninput bis hin zum Output und der Übergabe an nachgelagerte Lösungen ab. Im Prozess werden automatisiert Dokumenten-Images für ein elektronisches Archivsystem generiert und bereitgestellt. Ein manueller Eingriff durch qualifizierte Mitarbeiter muss lediglich in Zweifelsfällen im Bereich der Dokumentenseparierung, -zuordnung oder beim Auslesen von Informationen aus den Dokumenten erfolgen. Daher wird sich die Produktivität im Posteingang steigern, und das Büropersonal kann sich auf die Bearbeitung der eigentlichen Vorgänge konzentrieren.
Anwendungsbeispiel: Versicherung
Ein typisches Anwendungsgebiet für „Classify & Index“ ist der Posteingang von Versicherungen. Ein eingehender Vorgang enthält beispielsweise einen Schadensbericht, ein Standardformular sowie einen Brief. Die Klassifizierungslösung erkennt die Dokumententypen und stellt den gesamten Schadensfall in ein Case-Management-System. Die Index-Lösung hat die Schlüsseldaten extrahiert, sodass die Dokumente mit dem konkreten Fall und dem zuständigen Mitarbeiter verbunden sind. Dem Sachbearbeiter stehen somit über das Case-Management-System alle drei Dokumente zur Verfügung, um den Fall zu bearbeiten.
