Mit Dokumentenmanagement Prozesse effizienter gestalten
Düsseldorf – Die Behrens & Schuleit GmbH, Anbieter von Dienstleistungen und Lösungen rund um das Input- und Outputmanagement, fokussiert ihren Auftritt auf der diesjährigen DMS EXPO auf die Software-Produkte JobRouter und DocuWare. Das Unternehmen ist als Authorized Partner am DocuWare-Messestand A041/B040 vertreten. Darüber hinaus stellt der Düsseldorfer Dokumentenspezialist an seinem eigenen Messestand A019 die ganze Bandbreite seines umfassenden Dienstleistungsportfolios vor – vom Scannen über Plotten und Mikroverfilmen bis zum Archivieren. Bewerbungsmanagement mit JobRouter
Dokumente sind das Herz vieler Unternehmensprozesse. Sie geben Impulse, liefern Wissen und steuern Entscheidungen. Die Optimierung von dokumentenbasierten Business Workflows gewinnt darum zunehmend an Bedeutung. In modernen Unternehmen müssen Informationen schnell und zuverlässig bereit stehen, um unproduktive Such- und Leerlaufzeiten so weit wie möglich zu reduzieren. Ein effizientes Werkzeug für diesen Zweck ist JobRouter. Dabei handelt es sich um ein vollständig Web-basiertes Workflow-System, das insbesondere durch seine einfache Bedienbarkeit und den geringen Schulungsaufwand den Mittelstand adressiert. Das Produkt wurde von der WJ & P Systemhaus AG entwickelt. Durch offene Schnittstellen und Integrationsmöglichkeiten für alle Datenbanken lässt sich JobRouter problemlos in eine vorhandene IT-Umgebung integrieren. Für Flexibilität sorgen eine eigene Entwicklungsumgebung, der JobRouter Designer, und eine Simulations- / Testumgebung. Das System dokumentiert die Prozesse online und erstellt automatisiert eine vollständige Prozessdokumentation. Die vielseitigen Anwendungsmöglichkeiten der neuen JobRouter Version 2.3.4 zeigt Behrens & Schuleit auf der DMS EXPO unter anderem am Beispiel eines Bewerbermanagements. Dabei wird der Durchlauf einer Bewerbung bis zur Einstellung und Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters in einem Workflow abgebildet, der die internen Aufgaben einzelner, am Prozess beteiligter Abteilungen des Unternehmens steuert. So wird sichergestellt, dass eine Bewerbung bis zur Entscheidung alle vorgeschriebenen Stellen (Personalabteilung, Geschäftsführung, Betriebsrat etc.) passiert und neue Mitarbeiter nach der Einstellung alle notwendigen Einweisungen, Schulungen und Arbeitsmaterialien erhalten.
Ortsunabhängig arbeiten per Web-Browser
Den zweiten Messeschwerpunkt von Behrens & Schuleit bildet die aktuelle Version 5.1 des Dokumenten-Management-Systems DocuWare. „Das besondere an DocuWare 5.1 ist der Einsatz der Web 2.0-Technologie“, erläutert Thomas Rick, Geschäftsführer der Behrens & Schuleit GmbH. „Mit dem System lassen sich Standort übergreifend Geschäftsprozesse digitalisieren und automatisch synchronisieren, ohne das eine Softwareinstallation am Arbeitsplatz notwendig ist.“ Denn die DocuWare Web 2.0 Technologie ermöglicht das ortsunabhängige Arbeiten über einen Internet-Browser. So können auch externe Mitarbeiter in Prozesse eingebunden werden. Sie geben beispielsweise Rechnungen über elektronische Stempel frei. Unabhängig von Format und Quelle erfasst und verwaltet das Dokumentenmanagementsystem DocuWare Papierunterlagen und elektronische Daten, zum Beispiel Belege, Briefe, Zeichnungen, Dateien und E-Mails, in einem zentralen Dokumenten-Pool. DocuWare unterstützt alle Formen der Elektronischen Signatur. Das integrierte Records-Management gewährleistet einen sicheren, gesteuerten und protokollierten Zugriff auf die elektronisch gespeicherten Daten. Via Internet steht das zentrale Archiv weltweit rund um die Uhr allen Berechtigten zur Verfügung. Dabei ist die Revisionssicherheit nach den höchsten zertifizierten Sicherheitsstandards stets gewährleistet.
Thomas Rick: „Wir stellen fest, dass sich immer mehr Unternehmen aus dem Mittelstand für Dokumenten-Management im Rahmen ihrer Prozessoptimierungsprojekte interessieren. Sicherlich wird auf der DMS EXPO das Thema Prozessoptimierung weiter ganz oben auf der Agenda stehen“.
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