DMS EXPO: Scanpoint zeigt papierlose Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen
Waldbronn – Schluss mit der Zettelwirtschaft aus Taxi-Quittungen, Flugtickets und Spesenrechnungen: Mit ihrem Service für die Reisekostenabrechnung entlastet die Scanpoint Deutschland GmbH Unternehmen und Außendienstler. Wie dieser funktioniert, zeigt der Digitalisierungsspezialist auf der diesjährigen DMS EXPO (Stand E003, F004). Die Mitarbeiter geben dabei ihre Reisedaten in einem Portal an und senden die dazugehörigen Belege direkt an Scanpoint. Hier werden die Papierdokumente, wie Tankquittungen, Flugtickets, Spesen usw. gescannt und zugeordnet. Die Personalabteilung hat einen direkten Zugriff auf alle relevanten Daten, was die Bearbeitung, Prüfung und Auszahlung der Reiseaufwendungen enorm beschleunigt. Insbesondere Unternehmen mit vielen Außendienstmitarbeitern werden durch diese Vorgehensweise massiv entlastet.
Für viele Außendienstler ist das Anfertigen von Reisekostenabrechnungen eher ein lästiges Übel. Personalabteilungen haben andererseits das Problem, die unübersichtlichen Papierbelege den jeweiligen Reisen zuzuordnen und sie dann noch über Jahre hinweg gemäß gesetzlicher Aufbewahrungspflichten zu archivieren. Die Dienstleistung von der Scanpoint Deutschland GmbH bietet hier weit reichende Unterstützung an, die Außendienstmitarbeiter und Personalabteilungen gleichermaßen entlastet.
Papierlose Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen
Der Workflow gestaltet sich wie folgt: Über ein Web-Portal legt der Mitarbeiter eine Reise an und erhält vom System automatisch eine Nummer, die er auf einem Etikett ausdruckt. Damit kennzeichnet er einen Briefumschlag, den er mit allen die Reise betreffenden Quittungen und Belege an Scanpoint schickt. Hier scannt der Scandienstleister die Belege, stellt die daraus resultierenden digitalen Images ebenfalls in das Portal und ordnet sie anhand der vergebenen Nummer direkt der Reise zu. Der Personalbteilung stehen dann alle Belege und notwendigen Informationen zur Reisekostenabrechnung zu Verfügung. Gleichzeitig hat sie einen akkuraten Überblick darüber, welche Reisen noch nicht bearbeitet bzw. erstattet wurden. Die originalen Papierbelege bewahrt Scanpoint wahlweise auf oder schickt sie dem Kunden zu.
„Mit unserer Lösung, die aus der Praxis entstanden ist, unterstützen wir insbesondere Unternehmen, die zahlreiche Außendienstmitarbeiter, z.B. im Vertrieb oder Service beschäftigen. Hierzu gehören beispielsweise Industrieunternehmen, Finanzdienstleister oder Spediteure“, fasst Petra Greiffenhagen, Geschäftsführerin der Scanpoint Deutschland GmbH zusammen.
