SYSTEMS: IQDoQ optimiert kaufmännische Prozesse und archiviert gesetzeskonform
(Bad Vilbel) Die IQDoQ GmbH zeigt auf der diesjährigen SYSTEMS (Stand A2.219), wie Unternehmen ihre kaufmännischen Prozesse industrialisieren und von manuellen Tätigkeiten weitgehend befreien können. Mit dem Einsatz des Dokumentenmanagement-Systems HyperDoc® werden kaufmännische Dokumente weitgehend automatisch verarbeitet und rechtssicher archiviert. Anwender profitieren von einem direkten Informationszugriff; Vertrags- oder Skontofristen werden eingehalten. Gleichzeitig erfüllen Unternehmen mit HyperDoc die gesetzlichen Anforderungen an den Datenschutz und die Verfügbarkeit der Daten. Im Mittelpunkt des Ausstellungsprogramms der IQDoQ GmbH stehen die mit HyperDoc realisierten Lösungen zur Digitalisierung des Personal- und Vertragsaktenmanagements und der Rechnungseingangsbearbeitung. Getreu dem SYSTEMS-Motto „Ideas for a better business“ zeigt das Unternehmen, wie die täglich in jedem Unternehmen anfallenden Prozesse rund um kaufmännische Dokumente optimiert werden können. Aufgrund seiner Flexibilität kann HyperDoc für individuelle Anforderungen konfiguriert werden. Dabei wird die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben (Compliance) gewährleistet, die die Archivierung der Daten und den Zugriff darauf betreffen.
Digitales Vertragsmanagement mit HyperDoc® sorgt für Transparenz
Mit dem in HyperDoc realisierten Vertragsmanagement behalten Unternehmen einen zentralen Überblick über ihre Verträge. Durch die Ablage sämtlicher Daten an einem Ort sind ein zeitnaher Zugriff und eine vollständige Einsicht auf alle Verträge und vertragsrelevanten Vorgänge gegeben. Verantwortliche werden per E-Mail über bevorstehende Fristen rechtzeitig informiert. Da es sich bei Verträgen um Dokumente mit hoher rechtlicher Relevanz handelt, hat IQDoQ großen Wert auf Datensicherheit und -schutz gelegt. Die archivierten Dokumente sind durch eine Objektverschlüsselung geschützt. Sollte sich jemand unberechtigten Zugriff auf das Ablagesystem verschafft haben, sind die Dokumente dennoch nicht lesbar. Die Zugriffsverwaltung mit den Freigabeberechtigungen ist in einem separaten Benutzerberechtigungsmodul hinterlegt. Die Objektverschlüsselung umfasst die Verschlüsselung der Dokumente bereits vor ihrer Speicherung, also schon, wenn sie im Cache-Bereich des Archivsystems liegen, bis zu ihrer endgültigen Ablage im Speichersystem.
Flexible, effiziente Personalaktenverwaltung
Die digitale Personalakte von IQDoQ stellt der Personalabteilung jene Dokumente zur Verfügung, die für ihre Arbeit wichtig, im Lohnabrechnungssystem jedoch nicht enthalten sind. Dabei gewährleistet das System die Vertraulichkeit und Sicherheit der Dokumente vor unbefugtem Zugriff. Sämtliche zu einem Mitarbeiter gehörigen Dokumente werden in einer Akte abgelegt. Steuerlich relevante Daten werden GDPdU-konform archiviert. Die Suche nach Dokumenten kann nach unternehmensüblichen Kriterien erfolgen. Die Akten werden nach Dokumentenart – Bewerbungsunterlagen, Entgeltunterlagen, Ausbildung etc. – in Register unterteilt, die nach Ablauf einer Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht werden können. Der Zugriff auf die Dokumente unterliegt einem strengen Berechtigungssystem. Vor Datenmissbrauch schützen verschiedene Formen der Verschlüsselung. Über offene Schnittstellen können SAP HR, PAISY und andere Lohnabrechnungssysteme sowie Bewerbermanagementsysteme integriert werden.
Automatische Rechnungsverarbeitung erhöht die Transparenz
An einem weiteren Exponat zeigt IQDoQ, wie mit HyperDoc eingehende Rechnungen transparent und zügig verarbeitet werden können. Zunächst werden die Rechnungen gescannt und anschließend klassifiziert und indiziert. Über einen Abgleich von Stamm- und Bewegungsdaten aus dem ERP-System wird ein hohes Maß an Genauigkeit erreicht und der Bedarf an manueller Nacharbeit minimiert. So wird bei großem Belegaufkommen ein sehr hoher Durchsatz bei hoher Datenqualität und optimaler Nutzung der Personalressourcen erreicht. Das digitale Image wird dann im TIFF-, im PDF- oder PDF/A-Format indiziert in HyperDoc abgelegt. Damit die Rechnungen revisionssicher und GDPdU-konform über lange Zeiträume aufbewahrt werden können, erfolgt die Ablage verschlüsselt. Zusätzlich lassen sich Checksummen bilden, die jegliche Manipulation ausschließen. Ein definierter Workflow sorgt für den reibungslosen Prozess der Rechnungsfreigabe über Einkauf, Fachabteilungen und ggf. das Controlling. Dieser beinhaltet beispielsweise eine automatische Stellvertreterregelung, so dass z.B. auch bei Krankheit oder Urlaub eines Mitarbeiters die Verarbeitung ohne zeitliche Verzögerung erfolgt.
