Systems: windream GmbH präsentiert vier neue Lösungen für unterschiedliche Einsatzbereiche
windream GmbH auf der Systems 2008 (Halle A2, Stand 222):
Proxy-Server, Business Process Management, E-Mail-Archivierung und Microsoft Office Sharepoint Server – windream GmbH mit vier neuen Lösungen für unterschiedliche Einsatzbereiche
Bochum – Performanter Informationsaustausch an dezentralen Standorten, effizientes Geschäftsprozessmanagement, komfortable E-Mail-Verwaltung und -Archivierung sowie windream für Microsoft Office Sharepoint Server sind die Themen, die die windream GmbH auf der Systems in den Mittelpunkt rückt. Mit seinem diesjährigen Ausstellungsprogramm wendet sich der Anbieter des gleichnamigen Enterprise Content Management (ECM)-Systems insbesondere auch an mittelständische Betriebe und verdeutlicht, dass sich der Einsatz eines ECM-Systems keineswegs nur für Großunternehmen lohnt. windream Proxy-Server
Der windream Proxy-Server ermöglicht einen effizienten und schnellen Datenaustausch auch über schmalbandige Verbindungen. Insbesondere Unternehmen und Organisationen, die an vielen geografisch voneinander getrennten Niederlassungen tätig sind, profitieren von dessen Leistungsfähigkeit. Der Proxy-Server puffert Dokumente und Objektdaten in einem Zwischenspeicher, um sie zu konfigurierbaren Zeiten oder auf direkte Anforderung wieder auf den zentralen Server zu übertragen. Anwender an dezentralen Standorten können über Proxy-Server mit den auf einem windream-Hauptserver abgelegten Daten genauso arbeiten wie in einer konventionellen Client-/Serverumgebung. Sie greifen ohne Zeitverlust auf Informationen zu und können gezielt nach ihnen suchen.
Falls ein Objekt bzw. ein Dokument von einem Client angefordert wird, richtet der Client seine Anfrage an den windream Proxy-Server. Dieser prüft, ob das Binärobjekt in der aktuellen Version im Cache-Speicher liegt. Ist das Binärobjekt im Cache vorhanden, so wird es der assoziierten Applikation sofort zur Verfügung gestellt. Liegt das Binärobjekt nicht im Cache des windream Proxy-Servers, so fordert er es aus dem Zentralarchiv an. Das Binärobjekt lässt sich nun mit der verknüpften Anwendung wie gewohnt öffnen. In beiden Fällen wird es im Zentralarchiv des windream ECM-Systems gesperrt, um einen konkurrierenden Zugriff durch mehrere Clients zu verhindern. Auf diese Weise unterbindet der Proxy-Server mögliche Inkonsistenzen von Daten. Die auf dem Proxy-Server verfügbaren Objekte werden zeitgesteuert auf den Zentralserver übertragen. Ein Doppelklick auf ein Objekt bewirkt eine sofortige Synchronisation dieses Objekts zwischen Proxy- und Zentralserver, und zwar ohne weitere manuelle Eingriffe durch den Anwender. Die Nutzer arbeiten somit in einer für sie völlig transparenten Umgebung.
windream BPM – Geschäftsprozesse modellieren, ausführen und steuern
windream BPM stellt sämtliche Funktionen zur Verfügung, die Anwender zur Modellierung, Ausführung und Steuerung von Geschäftsprozessen benötigen. Dazu gehören ein moderner grafischer Workflow-Designer, eine Rollen- und Stellvertreterregelung, ein Benachrichtigungs-Service sowie umfassende Reportings mit Laufzeitüberwachung. Zu den weiteren Features zählen unter anderem ein Viewer zur Dokumentendarstellung, eine Ansicht der windream-spezifischen Dokument-Attribute mit einer optionalen Filterung des Dokumentenbestands anhand der Datei-Eigenschaften sowie eine prozessbezogene Darstellung der windream Workflow-Formulare. Die Integration in das windream ECM-System ermöglicht eine nahtlose Einbindung der in windream abgelegten Dokumente und Objekte. Der Anwender kann die windream-Dokumente, die im Laufe der Vorgangsbearbeitung erzeugt werden, in windream ablegen und Indexinformationen automatisch oder vom Benutzer gesteuert an das ECM-System übergeben. Umgekehrt können Dokumente aus windream per Menübefehl oder automatisch in konkrete Vorgangsinstanzen des Workflow-Systems übernommen werden. Die Workflow-Funktionen sind auch über den windream BPM Client Web verfügbar und ermöglichen so ein ortsunabhängiges Arbeiten.
E-Mails verwalten und rechtssicher archivieren
Mit windream Exchange steht windream-Anwendern eine moderne und äußerst leistungsfähige Software-Lösung zur Verfügung, die eine automatisierte und manuelle Archivierung von E-Mails eines Microsoft Exchange Servers in windream ermöglicht. Damit wird der Mail-Server maßgeblich entlastet. Darüber hinaus können Anwender die umfangreichen windream-Funktionen nutzen, um damit Nachrichten komfortabel zu verwalten oder zu recherchieren.
windream Exchange leitet beliebige Nachrichtenobjekte von einem Microsoft Exchange Server an windream weiter und speichert sie im windream ECM-System. Das System archiviert sowohl alle Nachrichtentexte als auch die dazugehörigen Anlagen. Auf der Clientseite werden die Objekte aus Microsoft Outlook vom Exchange Server nach windream verschoben. Dieser Prozess erfolgt nach individuell definierbaren Regeln, die sich mit Hilfe eines Assistenten schnell und komfortabel erstellen lassen. Benutzer können jeden beliebigen Exchange-Ordner, also Postfächer, auf die sie gemäß ihrem Microsoft Outlook-Profil zugreifen, mit jedem beliebigen windream-Ordner verbinden. Mit Hilfe von Filtern, die beispielsweise die Größe oder das Datum der Nachrichten berücksichtigen, können Anwender definieren, welche Objekte aus einem Postfach zu archivieren sind. Nach der Ablage in windream greifen Anwender auch weiterhin über die Outlook-Mail-Anwendung auf die Objekte zu.
Brandneu und erstmals öffentlich zu sehen: windream für Microsoft Office Sharepoint Server
Erstmals wird die windream GmbH dem Messepublikum der diesjährigen Münchener Systems eine neue windream-Lösung für Microsoft Office Sharepoint Server (MOSS) präsentieren. Diese brandneue Lösung verbindet das ECM-System windream nahtlos mit MOSS und ermöglicht es Anwendern unter anderem, frei definierbare Ordner eines windream-Laufwerks einschließlich der darin enthaltenen Dokumente und deren Metadaten im Sharepoint Server darzustellen und zu bearbeiten. Der Zugriff auf die für MOSS freigegebenen Dokumente erfolgt direkt über den Sharepoint Server. Eine Recherche nach archivierten Dokumenten kann ebenfalls über MOSS erfolgen, wobei Anwendern alle Recherche-Optionen zur Verfügung stehen, die auch das ECM-System windream bietet.
Durch die Integration des ECM-Systems windream in den Microsoft Office Sharepoint Server erhalten MOSS-Anwender einen wesentlich erweiterten Funktionsumfang. So können neben einer revisionssicheren Archivierung auch individuelle Lebenszyklusregeln für Dokumente festgelegt werden, die unter anderem bestimmen, wann die Dokumente archiviert werden, wie lange sie im Archiv gespeichert bleiben und wann sie aus dem Archiv gelöscht werden. Darüber hinaus bietet die Integration ein umfangreiches Storage-Management mit beliebigen Speichersubsystemen wie RAID, NAS, SAN, EMC Centera, NetApp, IBM Tivoli Storage Manager, IBM DR 550 sowie die Unterstützung optischer Speichermedien und Jukeboxen. Ein hierarchisches Speichermanagement, das auf beliebigen Dokumentmerkmalen basiert, lässt sich ohne weiteren Programmieraufwand ad hoc realisieren.
Die neue Lösung nutzt die von Microsoft zur Verfügung gestellte MOSS-Schnittstelle als Verbindung zwischen dem Sharepoint Server und windream. Bei der Erfassung von Informationen werden die Binärdaten – also die eigentlichen Dokumente – direkt an windream übergeben und dort abgelegt, während das System die Metadaten sowohl in windream als auch in der MOSS-Datenbank vorhält. Der grundlegende Vorteil dieser Archivierungsmethode besteht darin, dass Anwender nicht mehr – wie bisher – den Beschränkungen der MOSS-Datenbank unterworfen sind. Stattdessen lassen sich Dokumente völlig unabhängig von ihrer jeweiligen Größe und Anzahl in windream ablegen und sowohl dort als auch über den Sharepoint Server komfortabel verwalten.
Die neue Lösung stellt Sharepoint-Anwendern den gesamten windream ECM-Funktionsumfang ohne jegliche Einschränkung zur Verfügung und erweitert den Microsoft Office Sharepoint Server zu einer ganzheitlichen ECM-Plattform.
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