CeBIT: IQDoQ gibt Einblick in neue Version von HyperDoc
(Bad Vilbel) Die IQDoQ GmbH (Halle 3, Stand A29 – Arbeitsplatz 22) stellt auf der CeBIT 2009 erstmals die Version 5.1 ihres Dokumentenmanagement-Systems HyperDoc® vor. Bei der Entwicklung hat IQDoQ den Schwerpunkt auf zusätzlichen Bedienungskomfort gelegt. So können Anwender direkt aus der Vorgangsbearbeitung den Ablauf von Prozessen einsehen. Zusätzliche Flexibilität verspricht die Arbeit mit sogenannten virtuellen Dokumenten. Anwender können zusammengehörige Informationen selbstständig ad hoc zu einer Akte zusammenfassen. Erweiterte Vorschaufunktionen auf die im HyperDoc abgelegten Dokumente, ermöglichen schließlich einen raschen und gezielten Zugriff. Die Version 5.1 von HyperDoc wird voraussichtlich im zweiten Quartal diesen Jahres verfügbar sein. Die IQDoQ GmbH hat ihr modulares Dokumentenmanagement-System HyperDoc mit mehr Bearbeitungskomfort ausgestattet und dafür um verschiedene Funktionen erweitert. So sorgt der überarbeitete grafische Workflow-Designer für mehr Transparenz beim Anwender. Dieser kann jetzt aus der Vorgangsbearbeitung heraus das zugehörige Workflow-Diagramm aufrufen. Dort sieht der Anwender anhand der roten Umrandung, in welchem Workflow-Schritt er sich gerade befindet und was die nächsten Prozessschritte sind. Anwender erhalten damit einen schnellen und einfachen Überblick über den Prozessablauf.
Mehr Flexibilität durch virtuelle Dokumente
Virtuelle Dokumente stellen eine neue Möglichkeit dar, mit Daten zu arbeiten, die nicht zu einem Dokument gehören. Dies kann beispielsweise das „Deckblatt“ einer spontan erstellten Akte sein. In dieser lassen sich einzelne Dokumente ad hoc zusammenfassen, ohne dass über das Konfigurations-Tool HyperDoc-DESIGNER eine Aktenstruktur angelegt werden muss. Darüber hinaus können nun in einer bestehenden Akte ad hoc Unterordner erstellt werden.
Hilfreich ist diese Funktion auch, um Daten an Drittsysteme – beispielsweise im Rahmen eines Rechnungseingangsprozesses – weiterzugeben. So können für mehrere Rechnungspositionen, die auf unterschiedlichen Konten gebucht werden sollen, jeweils ein eigener Freigabe-Prozess mit anschließender Übergabe der Buchungsdaten an das ERP-System erstellt werden. Anwender können somit eigenständig Daten strukturieren, ohne dass ein IT-Fachmann im Vorfeld eine Lösung erstellen muss.
Anpassungsfähig: übersichtliche Akteneinsicht
Zusätzlich stellt HyperDoc in der Version 5.1. dem Anwender verschiedene Auswahlmöglichkeiten bei der Dokumentvorschau zur Verfügung. Sobald Dokumente in einer Trefferliste – beispielsweise bei einer Suche – oder im Rahmen der Inhaltsliste einer Akte dargestellt werden, gibt es neue Möglichkeiten, sich einen raschen Überblick über enthaltene Dokumente zu verschaffen: Über den sogenannten „DoQ-Flow“ kann der Anwender – ähnlich wie bei der Cover Flow-Funktionalität von Apple – durch Klicken des aktuell angezeigten Vorschaubilds in der Akte nach rechts oder links blättern. Bei der neuen „Briefmarken“-Funktion werden alle Dokumente wie auf einem Schreibtisch im Miniformat nebeneinanderlegt. Per Doppelklick auf ein einzelnes Dokument ist es dann möglich, eine größere Vorschau in einem separaten Fenster zu öffnen.
Modulares HyperDoc unterstützt bei der Prozessoptimierung
IQDoQ unterstützt Unternehmen und öffentliche Einrichtungen nachhaltig bei der Optimierung ihrer Prozesse. Herzstück bildet dabei die Dokumenten-Management-Lösung HyperDoc, in der Themenlösungen wie kaufmännische Archivierung, digitale Personal- und Vertragsakten und Rechnungseingangsbearbeitung in Form von Szenarien integriert sind. Die neuen Funktionen sind vollständig in die Themenlösungen integriert. Der modulare Aufbau und die hohe Skalierbarkeit von HyperDoc ermöglicht es der IQDoQ, die Lösung nach individuellen Anforderungen anzupassen. Die umfassenden Standardfunktionalitäten erfüllen bereits die Anforderungen von Fachabteilungen oder zentralen Unternehmensbereichen.
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