Das Bundesverwaltungsamt (BVA): Eine moderne Behörde setzt seit 10 Jahren auf die Unterstützung der MACH Software
BVA und MACH AG feiern auf der CeBIT in Hannover ein Jubiläum der besonderen Art
Es gibt kaum einen besseren Rahmen als die CeBIT mit dem Public Sector Parc, um dieses Jubiläum zu feiern: Seit zehn Jahren begleitet das Software- und Beratungshaus MACH AG das Bundesverwaltungsamt (BVA) auf seinem Modernisierungsweg. Diesen Geburtstag feiern die Partner heute in Halle 9 am Stand D 60 mit einem Empfang. „Als zentraler Dienstleister des Bundes wollten wir uns frühzeitig und vorausschauend auf sich verändernde Rahmenbedingungen ausrichten und haben auf innovative, praxistaugliche IT-Werkzeuge gesetzt“, blickt Horst Flätgen, Direktor beim Bundesverwaltungsamt, auf die frühen Modernisierungsschritte seines Amtes zurück. Dabei hat sich die selbständige Bundesoberbehörde stets als Treiber und Vorreiter gesehen und viele Modernisierungsvorhaben als Entwicklungspartner des Spezialisten für Public Management vorangetrieben. Zu diesen Vorhaben zählen unter anderem die Umsetzung von „F15Z“, dem Online-Austausch von Daten mit dem Bundesamt für Finanzen (BfF), oder die Anbindung des Kaufhauses des Bundes an die MACH Software. Bei diesen und anderen Projekten hat das BVA die Anforderungen aus mehreren Bundesbehörden gebündelt und koordiniert. MACH® konnte so die Lösungen sehr effizient und anwenderorientiert konzeptionieren und umsetzen.
Eine Vorreiterrolle nimmt das BVA aber auch in anderen Fragestellungen ein, wie zum Beispiel in den Bereichen integrierte Haushaltsplanung oder der Workflow-gestützten Rechnungsbearbeitung. So ist vorgesehen, dass die Kölner Behörde künftig als Verwaltungsservicezentrum Aufgaben im Rechnungswesen für andere Behörden übernimmt. Hierzu hat das BVA die Web-basierte Anwendung MACH Rechnungsworkflow eingeführt. Um Verwaltungskosten einsparen und Abläufe effizienter gestalten zu können, soll der Rechnungseingang verschiedenen Behörden aus dem Geschäftsbereich des Bundesministeriums des Inneren beim BVA zentralisiert werden. Alle Rechnungsbelege gehen zentral beim BVA ein. Sie werden dort gescannt und anschließend über die Mitzeichnung in den jeweiligen Behörden elektronisch freigegeben.
Nach dem Start vor zehn Jahren hat das BVA den Nutzungsumfang der MACH Software schrittweise erweitert. Heute werden mit der Software das gesamte Haushaltswesen inklusive integrierter Planaufstellung, die Kosten- und Leistungsrechnung, die Anlagenbuchhaltung und die Materialwirtschaft sowie Beschaffung inklusive Marktplatzlösung realisiert. Außerdem unterstützt die Software über ihre differenzierten Berichtsfunktionen die Hausleitung und die Führungskräfte bei der Binnensteuerung der Behörde und ist damit zu einem wichtigen Managementinstrument geworden. Auch MACH-Vorstand Margrit Müller-Ontjes ist von der Zusammenarbeit angetan: „Wir sind stolz, das BVA als Softwarepartner auf seinem Modernisierungsweg begleiten zu können und haben von der Zusammenarbeit in vielen Fragen profitiert.“
Das Bundesverwaltungsamt (BVA) ist eine selbständige Bundesbehörde im Geschäftsbereich des Bundesministeriums des Innern mit Sitz in Köln. Die Gründungsidee, Verwaltungsaufgaben der Bundesministerien zu übernehmen, zu bündeln und effektiv zu erledigen, hat sich dynamisch entwickelt. Mit rund 2.200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nimmt das Bundesverwaltungsamt heute mehr als 100 verschiedene Fachaufgaben für alle Bundesministerien wahr.
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