IQDoQ unterstützt Unternehmen und öffentliche Einrichtungen nachhaltig bei der Optimierung ihrer Prozesse. Die Plattform hierfür bildet das Dokumentenmanagement-System (DMS) HyperDoc, in das Themenlösungen wie kaufmännische Archivierung oder die digitale Personal- und Vertragsaktenverwaltung in Form von Templates integriert sind. Der modulare Aufbau und die hohe Skalierbarkeit von HyperDoc ermöglichen es der IQDoQ, Template-Lösungen schnell an individuelle Kundenwünsche anzupassen. Die umfassenden Standardfunktionalitäten erfüllen bereits die Anforderungen von Fachabteilungen oder zentralen Unternehmensbereichen.

ad-hoc Workflows mit HyperDoc 5.1 erstellen

Die auf der DMS EXPO zu sehende Version 5.1 von HyperDoc unterstützt nun auch sogenannte ad-hoc Workflows. Sie werden vom Anwender Wizard-gestützt generiert und ergänzen die in die Anwendung integrierten strukturierten Workflows. Weitere Schwerpunkte der neuen Version sind zusätzlicher Bedienkomfort und mehr Benutzerergonomie, über erweiterte Vorschaufunktionen auf die im HyperDoc abgelegten Dokumente, mit denen ein Blättern über Akten vergleichbar dem Blättern durch Papierakten möglich ist. Die separate Vorschau für Dokumentanhänge ermöglicht darüber hinaus einen raschen und gezielten Zugriff. Das Erzeugen mehrerer Dokumentformate bei der Archivierung, eine genaue Duplikatsprüfung sowie eine erweiterte Automatisierung von Bearbeitungsschritten in Workflows durch Eskalationsmanagement und scriptbasierte Aufgaben runden die Version 5.1 von HyperDoc ab.

SAP ArchiveLink – Preiswerter DMS-Einstieg für den Mittelstand

IQDoQ präsentiert darüber hinaus ihre Einstiegslösungen für das Dokumenten-Management im SAP-Umfeld. Mit den vier Paketlösungen, die zum Festpreis angeboten werden, adressiert IQDoQ insbesondere den Mittelstand. Diese Pakete werden ausschließlich über autorisierte IQDoQ-Partner angeboten, die Kunden bei der Einführung und im laufenden Betrieb professionell unterstützen. SAP-Dokumente werden gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und den Grundsätzen zum Datenzugriff und der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) archiviert. Dabei bleiben alle Dokumente wie gewohnt über die SAP-GUI Oberfläche recherchierbar.



Digitales Vertragsmanagement mit HyperDoc sorgt für Transparenz

Mit dem in HyperDoc realisierten Vertragsmanagement behalten Unternehmen einen zentralen Überblick über ihre Verträge. Durch die Ablage sämtlicher Daten an einem Ort sind ein zeitnaher Zugriff und eine vollständige Einsicht für alle Verträge und vertragsrelevanten Vorgänge gegeben. Verantwortliche werden per E-Mail über bevorstehende Fristen rechtzeitig informiert. Da es sich bei Verträgen um Dokumente mit hoher rechtlicher Relevanz handelt, hat IQDoQ großen Wert auf Datensicherheit und -schutz gelegt. Die archivierten Dokumente sind durch eine Objektverschlüsselung geschützt. Sollte sich jemand unberechtigten Zugriff auf das Ablagesystem verschafft haben, sind die Dokumente dennoch nicht lesbar. Die Zugriffsverwaltung mit den Freigabeberechtigungen ist in einem separaten Benutzerberechtigungsmodul hinterlegt. Die Objektverschlüsselung umfasst die Verschlüsselung der Dokumente bereits vor ihrer Speicherung, also schon, wenn sie im Cache-Bereich des Archivsystems liegen, bis zu ihrer endgültigen Ablage im Speichersystem.

Flexible, effiziente Personalaktenverwaltung

Die digitale Personalakte von IQDoQ stellt der Personalabteilung jene Dokumente zur Verfügung, die für ihre Arbeit wichtig, im Lohnabrechnungssystem jedoch nicht enthalten sind. Dabei gewährleistet das System die Vertraulichkeit und Sicherheit der Dokumente vor unbefugtem Zugriff. Sämtliche zu einem Mitarbeiter gehörigen Dokumente werden in einer Akte abgelegt. Steuerlich relevante Daten werden GDPdU-konform archiviert. Die Suche nach Dokumenten kann nach unternehmensüblichen Kriterien erfolgen. Die Akten werden nach Dokumentenart – Bewerbungsunterlagen, Entgeltunterlagen, Ausbildung etc. – in Register unterteilt, die nach Ablauf einer Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht werden können. Auch hier unterliegt der Zugriff auf die Dokumente, ähnlich der Vertragslösung einem strengen Berechtigungssystem. Vor Datenmissbrauch schützen verschiedene Formen der Verschlüsselung. Über offene Schnittstellen können SAP HR, PAISY und andere Lohnabrechnungs- sowie Bewerbermanagementsysteme integriert werden.

E-Mails aus Lotus Notes archivieren und Vorgängen direkt zuordnen

Mit HyperDoc®-LINK for Notes präsentiert IQDoQ ein leistungsfähiges Modul zur E-Mail-Archivierung für Lotus Notes. Dieses entlastet nicht nur den E-Mail Server, sondern bietet die Möglichkeit, E-Mails direkt Geschäftsvorfällen oder Akten zuzuordnen. Darüber hinaus unterstützt das Modul Unternehmen bei der Erfüllung von Compliance-Anforderungen: E-Mails gehen nicht durch unbeabsichtigtes Löschen verloren. Weiterhin werden Daten wirtschaftlicher auf günstigeren Medien gespeichert und der Zeitaufwand für die Administration und Datensicherung reduziert. Die Archivierung erfolgt nach definierbaren Regeln im Hintergrund, also ohne dass der Benutzer eingreifen oder die Software auf dem Client installiert sein muss. Zusätzlich erleichtern umfassende Recherchefunktionen das Wiederfinden von E-Mails.

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Sabrina Bockisch
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