DMS EXPO: Behrens & Schuleit präsentiert Methodik zur Optimierung der Büroarbeit
Office Excellence eliminiert die sieben Sünden im BüroDüsseldorf – Die Behrens & Schuleit GmbH sagt der unproduktiven Büroarbeit den Kampf an. Der Düsseldorfer Dokumentenspezialist zeigt auf der DMS EXPO am Messestand der DocuWare AG (Nummer 004), wie Unternehmen mit dem Office Excellence-Verfahren die Effizienz der Verwaltungstätigkeit nachhaltig steigern können. Dazu werden – nach vorheriger Analyse – moderne Strukturen und standardisierte Vorgänge eingeführt, die die Qualität sämtlicher administrativen Tätigkeiten verbessern. Behrens & Schuleit unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung einer Office Excellence durch seine langjährige weitreichende Erfahrung mit Prozessanalysen, Scandienstleistungen und technischem Service.
Das Fraunhofer Institut für Produktionstechnik hat eine These aufgestellt, wonach „sieben Sünden“ für unproduktive Arbeit im Büro verantwortlich sind. „Dies sind Informationsüberfluss, unnötiger Informationstransport, unnütze Wege, Wartezeiten, nutzlose Tätigkeiten, nicht benötigte Bestände und Fehler“, erläutert Thomas Rick. Diese führen dazu, dass das Produktivitätspotential im administrativen Bereich bei weitem noch nicht erschöpft ist. So hat die Unternehmensberaterin Diana Booher in ihrer Studie „Cutting Paperwork in Corporate Culture“ ermittelt, dass in der Produktion nahezu 90 % des Produktivitätspotentials genutzt werden, während es im Büro lediglich vier Prozent sind. Die Gründe dafür liegen zum Großteil in isolierten Insellösungen und Prozessen sowie der analogen Archivierung. Sie führen zum zeitraubenden Suchen nach Informationen, versteckten Kosten und nicht genutzten Optimierungspotentialen.
Mit der Office Excellence-Methode, die Behrens & Schuleit auf der DMS EXPO vorstellt, kann dieser Missstand nachhaltig beseitigt werden. Dafür werden zunächst sämtliche Bereiche der Büroorganisation ganzheitlich analysiert. Hierzu gehören vor allem die Segmente „Information und Technik“ sowie die Arbeits- und Managementprozesse. Als zweiter Schritt folgt die Optimierung der Organisation. Mit Hilfe moderner Strukturen und standardisierter Vorgänge können die Unternehmen kontinuierlich die Qualität sämtlicher administrativen Tätigkeiten verbessern. Anhand klar im Rahmen des Prozessmanagements definierter Regeln weiß jede/r Mitarbeiter/in, wie mit welchem Vorgang umzugehen ist und wo welche Dokumente abzulegen sind. Behrens & Schuleit digitalisiert und erfasst die Papierdokumente und überführt sie in das Enterprise-Content-Management-System DocuWare. Darüber hinaus werden über den technischen Service von Behrens & Schuleit Anwendungen in die IT-Landschaft integriert und ggf. ergänzend Individualanwendungen programmiert.
Das Ergebnis: Kunden können sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und profitieren unter anderem von optimierten Prozessen, einem schnellen Zugriff auf Informationen und einer revisionssicheren Archivierung.
Die sieben Sünden im Büro:*
1. Informationsüberfluss
2. Unnötiger Informationstransport
3. Unnütze Wege
4. Wartezeiten
5. Nutzlose Tätigkeiten
6. Nicht benötigte Bestände
7. Fehler
*Quelle: Fraunhofer Institut für Produktionstechnik
weiterführende Infos / Links :
Behrens & Schuleit GmbH
Cristina Castrillón
Fleher Strasse 198
40223 Düsseldorf
Tel.: 0211.15758-10
Fax: 0211.15758-23
cristina.castrillon@behrens-schuleit.de
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Über den Autor
Die Behrens & Schuleit GmbH wurde bereits 1929 in Düsseldorf gegründet und unterstützt seitdem ihre Kunden in allen Fragen rund um das Dokument. Heute bietet das Unternehmen umfassende Dienst- und Beratungsleistungen im Bereich der Dokumentenverarbeitung an. Dazu gehören die Analyse und Optimierung innerbetrieblicher Vorgänge (Business Process Management), die Bearbeitung ein- und ausgehender Dokumente (Input-/Outputmanagement) und die Beratung rund um Dokumenten- und Process-Management. Behrens & Schuleit begleitet sowohl kaufmännische Dokumente als auch großformatige Zeichnungen während ihres gesamten Lebenszyklusses. Zu den Referenzkunden zählen unter anderem die Daimler AG, die LTU, die Plus Warenhandelsges. mbH, die Thyssen Krupp Stahl AG und die Victoria Versicherungen AG.
Das Unternehmen beschäftigt derzeit über 75 Mitarbeiter und verfügt – neben seiner Zentrale in Düsseldorf – über Vertriebsbüros in Bad Bentheim, Meckenheim und Osnabrück. Geschäftsführer sind Dieter Rick und Thomas Rick. Behrens & Schuleit ist aktives Mitglied im Fachverband für Multimediale Informationsverarbeitung e.V. (FMI) und im VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. Darüber hinaus ist Thomas Rick Vorstandsmitglied im Regionalkreis Niederrhein des BJU – DIE JUNGEN UNTERNEHMER (www.behrens-schuleit.de).
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