Elektronische Dokumente beschleunigen die Arbeitsprozesse in Unternehmen. Daher werden immer mehr Dokumente eingescannt und in elektronischer Form weiterverarbeitet. Dies gilt für eingegangene Rechnungen oder Lieferscheine genauso wie für den wichtigen Presseartikel, der schnellstmöglich im Unternehmen verteilt werden muss. Genau hierfür wurden die Konica Minolta bizhub-Systeme mit ihrer leistungsstarken Scan-Funktion konzipiert. In Kombination mit der Software OpenAPI Scan können die eingescannten Dokumente mit wenigen Klicks am Display direkt in die richtigen Zielverzeichnisse des Unternehmens vollautomatisch gespeichert werden. Besucher des Gemeinschaftsstandes von Konica Minolta und windream erfahren, wie die erfassten elektronischen Dokumente anschließend im windream ECM-System effizient im Zugriff stehen.

Mit OpenAPI Scan am bizhub alles im Griff

Mit OpenAPI Scan werden die Dokumente während des Scan-Prozesses nicht nur erfasst, sondern es lassen sich gleichzeitig wichtige Informationen zu den eingescannten Dokumenten am System eingeben. Damit das einfache Wiederfinden der gescannten Dokumente auf dem Dateiserver sichergestellt ist, werden aus den eingegebenen Informationen aussagekräftige Dateinamen sowie XML-Dateien erzeugt, die eine ideale Basis für eine automatisierte Weiterverarbeitung der abgelegten Dokumente darstellen.

Umfassende Funktionalität inklusive

Auch Administratoren profitieren von der neuen Software. Sie können ohne Programmieraufwand die Realisierung als Dienst durchführen und über eine einfach bedienbare Oberfläche Konfigurationen vornehmen. So lassen sich z. B. jederzeit ohne Neustart des bizhub-Systems die gewünschten Dokumenttypen einstellen bzw. ändern. Geboten wird zudem die Unterstützung von verschiedenen Displaysprachen auf Basis der am bizhub System ausgewählten Sprache.

Anwender können die Auswahl von Dokumenttypen und die Eingabe von Merkmalen direkt am Display des Multifunktionssystems vornehmen. Bis zu acht Dokumenttypen, die frei benannt werden können, stehen zur Kategorisierung zur Auswahl. Jeder Dokumenttyp unterstützt bis zu vier Indexfelder und verwendet als Merkmal Text, Zahl, Status und Datum. Darauf basierend werden Dateinamen automatisch erzeugt. Die Bereitstellung als XML-Dateien mit Dokumenttyp und Indexmerkmalen ermöglicht die automatisierte Weiterverarbeitung und/oder die direkte Übergabe an windream.



Vollintegration in windream mit bizhub connect

Das neue Produkt bizhub connect bietet jetzt erstmals eine Vollintegration der Multifunktionssysteme von Konica Minolta in das windream ECM. Damit erweitert es die OpenAPI Technologie (Applications Programmable Interface). Diese sorgt seit etwa zwei Jahren als offene, serverbasierte Systemschnittstelle dafür, dass Applikationen wie windream in das bizhub-Multifunktionssystem von Konica Minolta eingebunden werden können. Der windream Client befindet sich dabei bereits auf dem Display des bizhub Systems.

Für die Anwender des Produktbundles bedeutet die Integration von windream in die bizhub-Systeme eine schnellere Verfügbarkeit relevanter Informationen. Die Erweiterung der Produktpalette von Konica Minolta um eine ECM- und Archivkomponente kommt insbesondere Unternehmen zugute, die sowohl auf der Hardware- als auch auf der Softwareseite eine integrierte Komplettlösung zur Erfassung, Verwaltung und Archivierung ihrer Dokumente benötigen.

Archivieren der Dokumente

In windream kann ein elektronisches Archiv angelegt werden, entsprechend den Prinzipien der manuellen Archivierung. Jede Bezeichnung eines elektronisch im ECM-System generierten Kundenordners besteht dabei aus Kundennummer und Namen des Kunden. Da windream die Belege den Kunden- und Vertragsakten automatisch zuordnet, garantiert dieses Prinzip eine eindeutige Verbindung zwischen Dokumenten und Akten. Zudem besteht die Möglichkeit, nur autorisierten Nutzern Einsicht in die Dokumente zu gewähren. Allen Kundenakten können bei Bedarf weitere Dokumente, wie z. B. allgemeine Schriftstücke, Angebote und Technikerreports hinzugefügt werden. Durch die automatische Indexerkennung werden neu erfasste Dokumente auf diese Weise immer im korrekten Kundenordner gespeichert. Fehler, die bei der manuellen Ablage häufig vorkommen, gehören damit definitiv der Vergangenheit an.

Über Konica Minolta Business Solutions Deutschland:

Die Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH ist ein führender Anbieter von Komplettlösungen für den unternehmensweiten Druckworkflow. Der Fokus liegt hierbei auf Lösungen und Dienstleistungen für den B2B-Bereich, wie z.B. Industrieunternehmen, Banken, Behörden oder Versicherungen. Die gesamte Produktpalette erstreckt sich über Farb- und S/W-Kopiersysteme, Multifunktions- und Produktionsdrucksysteme, Laserdrucker, All-in-Ones und die erforderliche Managementsoftware. Dabei ist das Unternehmen Innovations- und Technologieführer in vielen Bereichen und treibt dies durch kontinuierliche Forschung und Entwicklung voran.
330 Mitarbeiter im Direktvertrieb an 27 Standorten, ein flächendeckendes Netz mit über 300 Fachhändlern sowie 650 Mitarbeiter in der Serviceorganisation in ganz Deutschland gewährleisten Nähe zum Kunden und zuverlässigen Service.
Die Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH ist eine 100% Tochter der Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH. Den Hauptsitz in Langenhagen leiten die beiden Geschäftsführer Hideki Okamura (Präsident Konica Minolta Business Solutions Europa) und Günther Schnitzler (Präsident Konica Minolta Business Solutions Deutschland). Die Europa-Zentrale ist wiederum eine 100% Tochter der Konica Minolta Business Technologies, Inc. mit Sitz in Tokio, Japan. Mit rund 21.000 Mitarbeitern weltweit erzielte Konica Minolta Business Technologies im Geschäftsjahr 2007/2008 einen Nettoumsatz von rund 4,4 Milliarden Euro.

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