Viele Unternehmen, Behörden und Organisationen haben ihre Geschäftsprozesse und interne Sachbearbeitung inzwischen mittels Dokumentenmanagement-Systemen digitalisiert und automatisiert. Noch immer aber gibt es einen Medienbruch, der den durchgehend elektronischen Workflow unterbricht – nämlich dann, wenn Dokumente zur Authentifizierung ausgedruckt und unterschrieben werden müssen. Häufig werden dann genau diese Dokumente zur Weiterverarbeitung wieder erneut digitalisiert – ein unnötiger Aufwand, den die Behrens & Schuleit GmbH eliminiert.

Dabei handelt es sich um eine Lösung zur Erstellung handgeschriebener elektronischer Unterschriften. Sie kombiniert Hard- und Software zu einem umfassenden Gesamtpaket, das alle Anforderungen an ein modernes elektronisches Signatursystem erfüllt. Die Dokumente werden zunächst in einer Textverarbeitungssoftware wie MS Word erstellt. Danach wird aus dem Dokument eine PDF-Datei generiert, die dann an die Software übergeben wird. Anschließend unterschreibt der Anwender das Dokument auf einem Unterschriften-Pad. Dabei wird die Unterschrift mit den biometrischen Daten im Dokument gespeichert, zusätzlich wird das Dokument verschlüsselt. Da Behrens & Schuleit die Lösung komplett in die Dokumentenmanagement-Software Docuware integriert hat, wird das Dokument nun automatisch in Docuware archiviert, wobei Indexbegriffe ohne manuelles Eingreifen aus dem Dokument übernommen werden.

Neben diesen Vorteilen bietet Behrens & Schuleit derzeit durchgängig die Zertifizierung nach dem secAsym Verschlüsselungsstandard, der momentan die höchsten am Markt bekannten Anforderungen an Signatur-Pads und die Kommunikation zwischen Soft- und Hardware stellt. Dieser Standard schützt das Signatursystem vor Angriffen durch Viren, Trojaner und Hacker auf dem Computer, auf dem die Signatur-Erfassungssoftware ausgeführt wird und garantiert dem Betreiber eine ausreichende Sicherheit bei der Beweisführung anhand eines händisch-elektronisch signierten Dokumentes.



„Derzeit gibt es keine Lösung, mit der in Europa auch nur annähernd so viele Arbeitsplätze mit Signatur-Pads und Software zur handgeschriebenen E-Signatur ausgestattet sind. Wir bieten Anwendern die weltweit höchste Sicherheit und Qualität“, betont Thomas Rick, Geschäftsführer der Behrens & Schuleit GmbH. „Die biometrische Unterschrift ist sicherer als die auf Papier. Und damit die Anwender das auch vor Gericht beweisen können, liegt für die Lösungen zur elektronischen Signatur das Gutachten eines unabhängigen, vor Gericht zugelassenen Schriftsachverständigen vor.“

Neben der Lösung zur handgeschriebenen elektronischen Signatur präsentiert Behrens & Schuleit auf der DMS EXPO ganzheitliche Lösungen in den Bereichen Dokumenten- und Workflowmanagement sowie zur Dokumentenerfassung. Außerdem erfahren die Messebesucher, wie sie mit dem Office Excellence-Verfahren ihre Effizienz der Verwaltungstätigkeit nachhaltig steigern können. Dazu werden – nach vorheriger Analyse – moderne Strukturen und standardisierte Vorgänge eingeführt, die die Qualität sämtlicher administrativen Tätigkeiten verbessern. So hat das Fraunhofer Institut für Produktionstechnik eine These aufgestellt, wonach „sieben Sünden“ für unproduktive Arbeit im Büro verantwortlich sind. „Dies sind Informationsüberfluss, unnötiger Informationstransport, unnütze Wege, Wartezeiten, nutzlose Tätigkeiten, nicht benötigte Bestände und Fehler“, erläutert Thomas Rick. Diese führen dazu, dass das Produktivitätspotential im administrativen Bereich bei weitem noch nicht erschöpft ist. Mit der Office Excellence-Methode, die Behrens & Schuleit auf der DMS EXPO vorstellt, kann dieser Missstand nachhaltig beseitigt werden.

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Behrens & Schuleit GmbH
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