Den Einstieg in die Veranstaltung – noch nie waren mehr Teilnehmer bei einer GWS-Tagung – machte Geschäftsführer Helmut Benefader. In seinem Überblick über das, was seit der letzten Konferenz 2008 im Markt und im Unternehmen geschah, betonte er, dass die Marktbedingungen für den Raiffeisen-Verbund „nicht leichter geworden seien“. Neben volatilen Rohstoffmärkten sorgten Warenterminbörsen und auch unklare politische Bedingungen, zum Beispiel im Zusammenhang mit der Förderung von Bio-Energie, für Risiken im Geschäft. Sichtbar seien diese schwierigen Bedingungen unter anderem in 22 Fusionen und 35 Geschäftsaufgaben. Zur Entwicklung der GWS sagte Benefader, dass das Unternehmen heute 421 Genossenschaften mit 1155 Filialen betreue und damit einen Marktanteil von 82 Prozent habe. Über alle Geschäftsfelder hinweg – neben den Raiffeisen-Genossenschaften gehören dazu der technische Groß-, der Baustoff-, der Sanitär- sowie der Lebensmittelhandel – erwirtschaftete das Unternehmen 2009 mit rund 270 Mitarbeitern einen Gruppen-Umsatz von 35 Millionen Euro. Wie Benefader in seinem Vortrag verdeutlichte, betreue die GWS heute 1100 Unternehmen. Über alle Segmente arbeiteten 13 000 Anwender mit gevis, dem Hauptprodukt des Unternehmens.

Digitale Rechnungsverarbeitung
Wie die neue digitale Rechnungsverarbeitung im Verbund funktioniert, stellten danach die Fachansprechpartner der GWS vor. Sie machten deutlich, dass mit der Umstellung von einer papiernen auf die digitale Belegverarbeitung und -archivierung pro Papier-Rechnung Kosten
von mehr als 11 Euro eingespart, die Verlustquote deutlich reduziert und die Verarbeitung massiv beschleunigt werden könnten. Anhand der Praxis bei der AGRAVIS und ihren angeschlossenen Warengenossenschaften zeigten die GWS-Fachleute auf, dass vollkommen mit dem gevis-Datenbestand übereinstimmende Rechnungen direkt online gebucht werden. Rechnungen, bei denen scheinbare Unstimmigkeiten vorhanden sind, werden morgens direkt in den Postkorb des Rechnungsprüfers der Genossenschaften übermittelt. Martin Odinius, Teamleiter Dokumentenmanagement bei der GWS: „Über einen Vergleich mit den in gevis hinterlegten Bestell- und Lieferdaten – zum Beispiel über einen zweiten Bildschirm – kann dann der Ansprechpartner Posten für Posten prüfen und die Buchung dann bei Richtigkeit auslösen.“ Ist der Fehler nicht sofort zu ermitteln, lässt sich über das angeschlossene Workflow-Tool Kontakt mit dem im System hinterlegten Fachansprechpartner aufnehmen und in Echtzeit die Prüfung und nach Dokumentation in einem internen Protokoll die Buchung vornehmen. Besonderheit hierbei: Weil eine Dokumenten-Management-Nummer bereits mit der AGRAVIS-Rechnung übertragen wird, erfolgt sowohl bei der „reibungslosen“ als auch bei der noch „zu prüfenden“ Rechnung danach automatisch die Hinterlegung im Archivierungssystem s.dok. „Mit der Archiv- Archiv-Lösung“, so Odinius, „gehören die Zeiten, in denen Rechnungen lange bei Fachansprechpartnern auf dem Schreibtisch lagen oder erst mit dem LKW von Standort zu Standort transportiert werden mussten, endgültig der Vergangenheit an.“ Ein riesiger Vorteil zum Beispiel, wenn es um Monatsabschlüsse oder Rechnungsprüfungen geht.



Frühwarnsystem

Was gibt es Neues im Bereich Finanzbuchhaltung? Diese Frage stand im Mittelpunkt eines weiteren Vortrags über die aktuelle Version von gevis R4.0. Hierbei berichteten die Moderatoren der GWS, dass nun die Vorgaben der Mehrwertsteuerrichtlinien, nach der auch Dienstleistungen gemeldet werden müssen, eingeschlossen seien. Zudem könnten direkt SEPA-Überweisungen ausgeführt werden. In der neuen Version gevis R.4.0. sei es darüber hinaus möglich, die Umsatzsteuervoranmeldung direkt aus der Finanzbuchhaltung mit der Übertragungssoftware PERFIDIA TM verschlüsselt und signiert zu übertragen und nicht mehr den manuellen Umweg über Elster-Online nehmen zu müssen.

Eine besonders wichtige Neuerung in der Version stellt ein Frühwarnsystem im Bereich Zahlungsrückstände dar. Über dieses lässt sich zum Beispiel detailliert erkennen, welche Rechnungen mit einer Zahlung ausgeglichen wurden und welche Zinsen pro offenem Posten anfallen. Neu ist zudem, dass auf Mahnungen die letzte Zahlung mit Zahlungsdatum und Betragshöhe des säumigen Kunden angezeigt werden kann.

Besonders praxisorientiert ist auch die Möglichkeit, das Zahlungsverhalten von bestimmten Kundengruppen oder eines bestimmten Kunden über einen bestimmten Zeitraum akkurat zu analysieren und zu verfolgen. Entsprechend bestimmter Risikoklassen können diese mit unterschiedlichen Farben gekennzeichnet werden, also Grün für guter und verlässlicher Zahler, orange bis violett für säumig. Jörg Schulze Othmerding, GWS-Teamleiter Beratung Rechnungswesen: „Wir haben mit den Funktionen die Möglichkeit geschaffen, noch exakter die Kosten und Finanzströme zu analysieren und zu verfolgen. In Zeiten, in denen Zahlungsausfälle und –verschiebungen zum täglichen Geschäft gehören, ist es aus Gründen der Zukunftssicherung des eigenen Unternehmens eminent wichtig, frühzeitig auf die genannten Fehlentwicklungen aufmerksam zu werden.“

Die positiven Aussagen der Teilnehmer am Ende der Konferenz machten deutlich: Die Vorträge, die Gespräche und auch die begleitende Ausstellung haben sehr viel gebracht und gute Hinweise für die kommende Arbeit und die Ausrichtung der IT vermittelt. Zahlreiche Vertreter von Unternehmen wollen auf jeden Fall bei der nächsten Konferenz 2012 wieder dabei sein.

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