Digitale Personalakte mit Workflow nicht nur für verteilte Unternehmen<br /> <br /> Als Partner von DocuPortal hat Ticope mit den Basisfunktionalitäten des ECM-Systems DocuPortal eine einfache und schlanke Lösung für die Dokumentenverwaltung im Personalbereich realisiert. Mit Hilfe des vorhandenen Workflow und Berechtigungskonzeptes werden alle Dokumente sicher, zentral und netzwerkübergreifend, abgelegt und stehen der Personalabteilung zur Verfügung. Insbesondere bei Unternehmen mit mehreren Standorten wird durch die serviceorientierte Architektur von DocuPortal und der differenzierte Zugang über ein Webportal die Personalarbeit stark vereinfacht und sicherer. Zum Beispiel können berechtigte Mitarbeiter in den Niederlassungen Personaldokumente erstellen oder einscannen und dann über den Workflow weitergeben, authorisieren lassen und zentral ablegen. Die Personalverantwortlichen in der Zentrale haben dann diese Personaldokumente im direkten Zugriff, ohne dass Unberechtigte Einblick erhalten können. Durch die vielfältigen Möglichkeiten von DocuPortal lassen sich individuelle Workflows gemäß den bestehenden Prozessen in den Unternehmen aufbauen. Damit sind auch prinzipiell einfache aber bei verteilten Organisationen doch komplexe Vorgänge wie Urlaubsanträge oder Reisekostenabrechnungen in einen netzwerkübergreifenden Workflow mit verschiedenen Stationen, d.h. beteiligte Personen wie Vorgesetzte oder Buchhaltung, einbindbar.<br /> <br /> Implementierungssystematik zur Einführung eines ECM <br /> <br /> Darüber hinaus präsentiert zeigt Ticope ein standardisiertes Vorgehensmodell zur Einführung des ECM-Systems DocuPortal des gleichnamigen Anbieters. Die Systematik ist im gewissen Sinne ein Framework, basierend auf den vielfältigen Möglichkeiten von DocuPortal und den vorhandenen Geschäftsprozessen in dem einführenden Unternehmen. Die vorhandenen Organisations- und Ablaufstrukturen werden zunächst als Wertschöpfungsprozesse aufgenommen, analysiert und dann für die jeweilige Problemstellung als ereignisgesteuerte Prozesse (Workflow) entworfen. Bei der Einführung eines ECM-Systems wird so nicht nur der IST-Zustand abgebildet oder eine singuläre Aufgabe gelöst, sondern gleichzeitig können Verbesserungen in der Geschäftsprozesslogik realisiert werden. Die einführenden Unternehmen erhalten somit Mehrwerte durch die vereinfachte und zentralisierte Dokumentenverwaltung und gleichzeitig auch durch die Einführung von schlankeren und effizienteren Prozessen. <br /> Die Umsetzung einzelner Workflows in den verschiedenen Unternehmensbereichen erfolgt in einer mit der Geschäftsleitung abgestimmten Reihenfolge, so dass unnötige Mehrarbeiten, Schnittstellenproblematik oder Insellösungen vermieden werden. Der Transfer von Prozess- und Produkt-Know-How von Ticope zum Unternehmen ist so sichergestellt.<br /> <br /> Integration von OpenOffice in DocuPortal <br /> <br /> Weiterhin demonstriert Ticope die leichte Integrationsfähigkeit der OpenOffice-Lösung in die Workflow-Umgebung des ECM-Systems DocuPortal. Anhand von Beispielen wird gezeigt, wie mit OpenOffice und DocuPortal eine vollständige Unternehmensanwendung realisiert werden kann. Mit dieser können dann geschäftsrelevante Dokumente inklusive der Abbildung von Workflows erzeugt und verwaltet werden. So veranschaulicht Ticope unter anderem, wie eine automatische Verschlagwortung von OpenOffice-Dokumenten, also die Übernahme von Metainformationen bei der Speicherung und Veröffentlichung in DocuPortal und eine anschließende statistische Auswertung dieser Werte mit der Tabellenkalkulation aus OpenOffice erfolgen kann.

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