Das Verwalten und Archivieren von Akten und Dokumenten ist von jeher sehr zeitintensiv. Häufig prägen enorme Papierablagen, riesige Aktenschränke und aufwändige manuelle Ordnungsprozesse die Auftragsabwicklung. Auf der Systems erläutert Konica Minolta den Messebesuchern, wie sie Geschäftsprozesse effektiver bearbeiten können.

Eingehende Aufträge mit dem integrierten System erfassen

Damit Unternehmen das alltägliche Dokumentenaufkommen, sowohl elektronisch als auch auf Papier, effizient verwalten und strukturieren können, werden die bizhub-Multifunktionssysteme von Konica Minolta zur Erfassung und windream als ECM-System genutzt. Unternehmen schöpfen so den Leistungsumfang derartiger Multifunktionssysteme noch besser aus. Bisher wurden fast nur die Funktionen Drucken und Kopieren genutzt, jetzt entdecken immer mehr Anwender den Scanner zur Erfassung.

Das Team von Konica Minolta zeigt auf, wie alle eingehenden Papierdokumente zunächst zeitgesteuert und automatisch mit Konica Minolta-Systemen gescannt werden. Über die neue offene Schnittstelle OpenAPI werden die gescannten Dokumente direkt an den bizhub-Multifunktionssystemen indexiert und in windream gespeichert.

Um einzelne Dokumente zu unterscheiden, generiert das System Deckblätter mit relevanten Kundeninformationen. Die Informationen dazu können direkt aus einer ERP-Anwendung, wie SAP / R3, in der die Kundenstammdaten gespeichert sind, importiert werden. windream nutzt die Daten auch, um neue elektronische Kundenakten anzulegen und indiziert die Belege automatisch.

Archivieren der Dokumente

In windream kann ein elektronisches Archiv angelegt werden, entsprechend der Prinzipien der manuellen Archivierung. Wie das genau in der Praxis aussehen kann, erläutert Konica Minolta ebenfalls auf der Systems: Jede Bezeichnung eines elektronisch im ECM-System generierten Kundenordners besteht dabei aus Kundennummer und Namen des Kunden. Da windream die Belege den Kunden- und Vertragsakten automatisch zuordnet, garantiert dieses Prinzip eine eindeutige Verbindung zwischen Dokumenten und Akten. Zudem besteht die Möglichkeit, nur autorisierten Nutzern Einsicht in die Dokumente zu gewähren. Allen Kundenakten können bei Bedarf weitere Dokumente, wie z.B. allgemeine Schriftstücke, Angebote und Technikerreports hinzugefügt werden. Durch die automatische Indexerkennung werden neu erfasste Dokumente auf diese Weise immer im korrekten Kundenordner gespeichert. Fehler, die bei der manuellen Ablage häufig vorkommen, gehören damit definitiv der Vergangenheit an.



Für die Anwender des Produktbundles bedeutet die Integration von windream in die bizhub-Systeme eine schnellere Verfügbarkeit relevanter Informationen. Die Erweiterung der Produktpalette von Konica Minolta um eine ECM- und Archivkomponente kommt insbesondere Unternehmen zugute, die sowohl auf der Hardware- als auch auf der Softwareseite eine integrierte Komplettlösung zur Erfassung, Verwaltung und Archivierung ihrer Dokumente benötigen.

Über das Enterprise Content Management-System windream

windream, seit 2003 auch weltweit patentgeschützt, gilt als technologisch führende Lösung für die Erfassung, Verwaltung und Archivierung elektronischer Dokumente sowohl im Office-Bereich als auch im SAP-Umfeld. Mit windream wurde weltweit zum ersten Mal ein Dokumentenmanagementsystem in ein Betriebssystem integriert.
windream wird sowohl in der Standard Edition von kleineren und mittelständischen Unternehmen als auch in der Business Edition von Großunternehmen eingesetzt. Zahlreiche Integrationen in Produkte von Drittanbietern runden das Portfolio ab. Zu den verfügbaren Produkten zählen Anbindungen an ERP-, Warenwirtschafts- und Finanzbuchhaltungssysteme ebenso wie Integrationen in Knowledge-Management-, Groupware- und Imaging/ Data-Capturing-Lösungen sowie in verschiedenste branchenspezifische Anwendungen. windream hat als Teilnehmer an der aktuellen BARC-Studie „Enterprise Content Management“ ein überragendes Ergebnis in allen Testdisziplinen erzielt.

Über Konica Minolta Business Solutions Deutschland

Die Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH ist ein führender Anbieter von Komplettlösungen für den unternehmensweiten Druckworkflow. Der Fokus liegt hierbei auf Lösungen und Dienstleistungen für den B2B-Bereich, wie z.B. Industrieunternehmen, Banken, Behörden oder Versicherungen. Die gesamte Produktpalette erstreckt sich über Farb- und S/W-Kopiersysteme, Multifunktions- und Produktionsdrucksysteme, Laserdrucker, All-in-Ones und die erforderliche Managementsoftware. Dabei ist das Unternehmen Innovations- und Technologieführer in vielen Bereichen und treibt dies durch kontinuierliche Forschung und Entwicklung voran.
310 Mitarbeiter im Direktvertrieb an 20 Standorten, ein flächendeckendes Netz mit über 300 Fachhändlern sowie 550 Mitarbeiter in der Serviceorganisation in ganz Deutschland gewährleisten Nähe zum Kunden und zuverlässigen Service.
Die Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH ist eine 100% Tochter der Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH. Den Hauptsitz in Langenhagen leiten die beiden Geschäftsführer Hideki Okamura (Präsident Konica Minolta Business Solutions Europa) und Kiyoshi Nakamura (Präsident Konica Minolta Business Solutions Deutschland). Die Europa-Zentrale ist wiederum eine 100% Tochter der Konica Minolta Business Technologies, Inc. mit Sitz in Tokio, Japan. Mit rund 21.000 Mitarbeitern weltweit erzielte Konica Minolta Business Technologies im Geschäftsjahr 2007/2008 einen Nettoumsatz von rund 4,4 Milliarden Euro.

Pressekontakt:

Konica Minolta
Business Solutions Deutschland GmbH
Alfons Brett
Europaallee 17, 30855 Langenhagen
Tel.: +49 (0)5 11 – 74 04 - 6 61
Alfons.Brett@KonicaMinolta.de
Weitere Informationen: http://www.konicaminolta.de/business

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weiterführende Infos / Links :

windream GmbH
Dr. Michael Duhme
Leiter Dokumentation
Wasserstraße 219
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Telefon: +49 234 9734-568
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m.duhme@windream.com
http://www.windream.de

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