Die Hanseatic Marine Services GmbH & Co. KG (HMS), Holding-Gesellschaft der größten deutschen Schiffsausrüstergruppe mit Hauptsitz in Hamburg, löste bereits 2006 die in die Jahre gekommene Individualentwicklung mit der auf modernster Java- und .NET-Technologie basierenden Komplettlösung e.bootis-ERPII ab. Heute profitiert der Schiffsausrüster nicht nur von einer effizienten Lagerwirtschaft und einer weitgehend automatisierten Auftragsabwicklung, auch das strategische Berichtswesen nimmt eine neue Dimension ein.

Mit einem Produktsortiment von 25.000 Artikeln im Bereich Nahrungs- und Genussmittel sowie Ersatz- und Elektronikbauteile, von denen über 12.000 Artikel permanent vorrätig sind, zählt die HMS-Gruppe zu den führenden Schiffsausrüstern weltweit. Jährlich rüstet HMS vom Hauptsitz am Hamburger Hafen und Niederlassungen in Antwerpen, Rotterdam und Singapur mehr als 10.000 Schiffe von insgesamt über 750 Kunden aus. 135 Mitarbeiter erwirtschaften einen Jahresumsatz von rund 60 Mio. Euro.

Mit dem stetigen Unternehmenswachstum der letzten Jahre und den steigenden Marktanforderungen wurden vermehrt strukturelle Anpassungen in der internen und externen Prozesskette notwendig, die nur bedingt effizient durch die eigene Software unterstützt werden konnten. Der Umzug der Firmenzentrale aus dem Hamburger Freihafen in die zollpflichtige Hafenzone ab 2006 brachte zudem neue zollrechtliche Anforderungen in der Auftragsabwicklung und Leistungserbringung mit sich. Im Ergebnis entschied man sich schließlich für die Ablösung des Altsystems und dessen zahlreichen Individualanpassungen, die eine Weiterentwicklung der Software maßgeblich erschwerten.

Gesucht wurde eine moderne, durchgängige und zukunftssichere Lösung, die bereits im Standard einen großen Leistungsumfang mitbringt und daneben auch die notwendige Flexibilität bietet, um branchenspezifische und zukünftige Anforderungen im System abbilden zu können. Der neue System-Anbieter sollte auch gleichzeitig Hersteller der Software sein sowie entsprechendes Know-how im Technischen Handel und im Food-Bereich vorweisen können. So sollte die Lösung etwa die Chargenverfolgung von Nahrungsmitteln ermöglichen, die Lagerwirtschaft bei HMS abbilden können und eine integrierte Zollabwicklung bieten.



Bei den nachfolgenden Auswahlphasen konnte letztlich nur die Essener e.bootis ag mit ihrem durchdachten Gesamtkonzept überzeugen. „e.bootis war als einziger Anbieter in der Lage, unsere Kernprozesse bereits im Standardumfang abzubilden und zudem für weitergehende Anforderungen plausible und vor allem – unter betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten betrachtet – effiziente Lösungswege aufzuzeigen“, lobt Jan Butschies, IT-Leiter bei der HMS-Gruppe. „Die moderne Java2- und SOA-Technologie bietet uns zudem ein hohes Maß an Zukunfts- und Investitionssicherheit.“ Auch funktional lieferte e.bootis-ERPII im Auswahlprozess die besten Argumente: ob mehrstufige Lagerstrukturen, Mehrsprachen- und Mehrwährungsfähigkeit, die Abbildung der komplexen Schiffsverwaltung und Auftragserfassung, die aufwändige Preisfindung, Anbindung an die elektronische Zollverwaltung oder die Möglichkeit zur Erstellung und Veränderung von Zoll- und Veterinärdokumenten, e.bootis bietet HMS all das aus einer Hand.

Mit der Einführung der neuen e.bootis-Lösung wurden bei HMS gleichzeitig die Abläufe rund um die Lagerwirtschaft, das Zollwesen, den Ein- und Verkauf, die Auftragsbearbeitung sowie das interne Berichtswesen neu organisiert. Beim Im- und Export von Waren z.B. erfolgt die Zollanmeldung seither vollständig elektronisch gesteuert. Im Lagerwesen werden das Steuerlager und das Zolllager heute nach zollrechtlichen Bestimmungen abgebildet und die Kommissionierung erfolgt online mittels Browserapplikation auf Tablet-PC’s. Darüber hinaus ermöglicht e.bootis eine Online-Bestandskontrolle und –Steuerung sowie den direkten elektronischen Datenaustausch mit den Kunden und Lieferanten.

Die Informationsbereitstellung in Echtzeit sowie die Geschwindigkeit der Auftragsabwicklung sind bei HMS kritische Erfolgsfaktoren: Aufgrund der in aller Regel unbekannten Liegezeiten muss die Beladung der Schiffe ohne Vorlaufzeiten erfolgen. Artikelbedarf und Liefermengen werden dabei ebenfalls ohne Vorlauf festgelegt. Dies stellt erhöhte Anforderungen an den Einkauf, die Logistik, die Lagerhaltung und nicht zuletzt an das ERP-System, das die Wirtschaftlichkeit der einzelnen Bereiche und der gesamten Auftragsabwicklung sicherstellen soll. „Es hat sich in der nun drei Jahre währenden Zusammenarbeit schon häufig gezeigt, dass die e.bootis ag in unserem schnellen Geschäft der richtige Partner an unserer Seite ist, um in dem wettbewerbsintensiven Markt langfristig bestehen und beständig wachsen zu können. So hat sich beispielsweise seit unserem Umzug aus dem Freihafen die Anzahl der zoll- und veterinärpflichtigen Dokumente verdreifacht. Dank dem Einsatz von e.bootis-ERPII konnte die Mitarbeiteranzahl für das verdreifachte Bearbeitungsvolumen trotzdem konstant gehalten werden“, zitiert Jan Butschies ein Beispiel.

Unternehmensprofil HMS - Hanseatic Marine Services GmbH & Co. KG
Als Holding-Gesellschaft der größten deutschen Schiffsausrüstergruppe gehört die HMS Hanseatic Marine Services GmbH & Co. KG zu den Top Ten der weltweit größten Schiffsausrüster mit Sitz in Hamburg. Gegründet in 2001 aus dem Zusammenschluss der traditionsreichen Firmen Schaar + Niemeyer GmbH & Co. KG und Wilh. Richers GmbH & Co. KG. Mit dem Sitz in Nähe des Hamburger Hafen, welcher zu den zehn größten Containerhäfen der Welt zählt und eine Drehscheibe im internationalen Warenverkehr ist, befinden sich die Unternehmen der Firmengruppe direkt "am Tor zur Welt". Darüber hinaus unterhält die Firmengruppe Niederlassungen in Antwerpen, Rotterdam und Singapur. Der Geschäftsführende Gesellschafter Hennig Engels ist auch Vorsitzender des Verbands deutscher Schiffsausrüster. In Deutschland sind 135 Mitarbeiter bei dem Unternehmen beschäftigt. Weitere Informationen: www.hms-services.com.

e.bootis ag
Die e.bootis ag mit den Standorten in Essen, Waiblingen, München und Hamburg entwickelt und vermarktet die plattformunabhängige, voll skalierbare Standard-ERP-Lösung e.bootis-ERPII Handel und Industrie für Unternehmen aus Handel, Industrie und Dienstleistung. Rund 120 Mitarbeiter setzen sich für den Erfolg des deutschen Unternehmens, das seit 1982 am Markt agiert, ein. Auf Basis seiner über 20-jährigen Erfahrung aus der ERP-Softwareentwicklung und 1.600 Installationen hat e.bootis die branchenübergreifende Lösung e.bootis-ERPII Handel und Industrie auf modernster Java und .NET-Technologie komplett neu entwickelt. Sein Produktportfolio ergänzt das inhabergeführte Unternehmen mit umfassenden Service- und Beratungsleistungen, die wirtschaftliche und technologische Kompetenz zum Nutzen des Kunden vereinen. Auf die Softwarelösungen der e.bootis ag vertrauen über 500 Unternehmen wie z.B. Rheinwerkzeug in Mainz, Internationaler Bund in Frankfurt, Siegfried Templin in Coppenbrügge, IBK Wiesehahn in Bottrop, Schmitz Cargobull in Horstmar, AMF in Fellbach, Bayerisches Staatsministerium für Umwelt, Gesundheit und Verbraucherschutz in München, Schreiber + Weinert in Hannover, Henschel & Ropertz in Darmstadt oder Bahmüller in Plüderhausen.

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