SAP ArchiveLink – Preiswerter DMS-Einstieg für den Mittelstand

Pünktlich zur CeBIT bietet IQDoQ für alle SAP-Anwender einen preiswerten Einstieg in die revisionssichere Archivierung sowie eine umfassende Dokumentenmanagement-Funktionalität ab 16.890 Euro an. SAP-Dokumente werden gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und den Grundsätzen zum Datenzugriff und der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) archiviert. Dabei bleiben alle Dokumente wie gewohnt über SAP-GUI recherchierbar, gleichzeitig ist über das DMS eine Belegunabhängige und modulübergreifende Suche möglich. Für mittelständische SAP-Anwender ermöglicht das umfassende Angebot der IQDoQ GmbH die sichere Aufbewahrung von Dokumenten sowie einen einfachen und schnellen Dokumentenzugriff. Dabei werden eine langfristige Lesbarkeit der Dokumente und die Einhaltung der gesetzlichen Archivierungsfristen sichergestellt. Die DMS-Lösung gestaltet sich für den SAP-Anwender transparent – die Benutzer-interaktion findet komplett über SAP-GUI statt, was eine leichte Einführung des DMS unterstützt. Gleichzeitig macht das Preismodell die Kosten gut planbar – von Kleinstanwendungen bis hin zu unternehmensweiten Lösungen.

Der Einstieg in die IQDoQ SAP-Lösung für den Mittelstand erfolgt in vier Paketen, die von IQDoQ und Partner-Unternehmen zum Festpreis angeboten werden. Hierbei erhält der Anwender bereits im ersten Paket die vollständige HyperDoc® DMS-Software, bezahlt jedoch nur die Module, die er tatsächlich nutzt. Das Konzept ist problemlos erweiterbar, es können sukzessive weitere Nutzungsrechte – beispielsweise für E-Mail- und Office-Archivierung – erworben werden.
Die vier Pakete des IQDoQ-Angebotes archivieren revisionssicher unterschiedliche Dokumente: Paket 1 archiviert ausgehende Dokumente in den SAP-Modulen SD und MM zeitgleich mit dem Ausdruck und Paket 2 eingehende Dokumente in den SAP Modulen SD, MM und FI nach ihrer Digitalisierung als Anlage zum SAP-Beleg. Mit dem Paket 3 können weitere Dokumentenarten, wie elektronisch vorliegende Business-Dokumente, Drucklisten und REO-Daten elektronisch aufbewahrt werden. Das Paket 4 archiviert durch Einbindung des SAP Knowledge Providers (KPRO) produktionsbegleitende SAP-Dokumente.



Scannen übers Internet

Ebenfalls CeBIT-Premiere feiert das Produkt HyperDoc®-GLOBAL – eine Lösung, die insbesondere geografisch verteilte Unternehmen adressiert. Damit können Ländervertretungen und Niederlassungen, aber auch Kunden und Lieferanten über das Internet auf die in HyperDoc® hinterlegten Dokumente zugreifen oder sie dort einspeisen. Der auf Java basierende Rich-Client ist für einen plattformunabhängigen Einsatz z. B. unter Windows oder Unix konzipiert und muss nicht installiert werden. Bei der ersten Nutzung erfolgt automatisch ein Download über eine URL. Updates werden ebenfalls ohne Benutzereingriff aktualisiert.

E-Mails aus Lotus Notes bzw. Domino archivieren und Vorgängen direkt zuordnen

Mit HyperDoc®-LINK for Domino bzw. Notes präsentiert IQDoQ schließlich ein leistungsfähiges Modul zur E-Mail-Archivierung für Lotus Notes bzw. Domino. Dieses entlastet nicht nur den Domino-Server, sondern bietet die Möglichkeit, E-Mails direkt Geschäftsvorfällen oder Akten zuzuordnen. Darüber hinaus unterstützt das Modul Unternehmen bei der Erfüllung von Compliance-Anforderungen: E-Mails gehen durch unbeabsichtigtes Löschen nicht verloren. Weiterhin werden Daten auf günstigeren Medien wirtschaftlicher gespeichert und der Zeitaufwand für die Administration und Datensicherung reduziert. Die Archivierung erfolgt nach definierbaren Regeln im Hintergrund, also ohne dass der Benutzer eingreifen oder die Software auf dem Client installiert sein muss. Zusätzlich erleichtern umfassende Recherchefunktionen das Wiederfinden von E-Mails.

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