Das neue nn-MailConnect

E-Mail-Systeme haben sich zur zentralen Kommunikationsplattform entwickelt, sind jedoch zur Aufnahme großer Datenmengen und deren Verwaltung über Jahre hinweg nicht geeignet. Unternehmen haben daher inzwischen mit überquellenden Postkörben und einer schlechten Systemperformance zu kämpfen – den Folgen des zunehmenden E-Mail-Traffics. Eine weitere Herausforderung stellen die gesetzlichen Anforderungen an die E-Mail-Archivierung dar, die für alle steuer- und vertragsrelevanten Daten realisiert werden müssen. Mit dem jetzt verfügbaren nn-MailConnect steht Unternehmen eine Lösung zur Verfügung, mit der sie unabhängig von eingesetzten E-Mail- oder Groupware-Lösungen eine zentrale E-Mail-Archivierung einrichten können. nn-MailConnect lagert sowohl den E-Mail-Text samt Anhängen als auch die Indexdaten in eine leistungsfähige SQL-Datenbank aus. Der Zugriff auf die E-Mails wird dabei wie gewohnt über den entsprechenden Client (Outlook, Lotus Notes, Groupwise, Tobit etc.) zur Verfügung gestellt.

Darüber hinaus kann der Anwender über effiziente Suchmechanismen jederzeit auf seine im Dokumenten-Management-System archivierten E-Mail-Daten zugreifen. Der Vorteil ist neben einer Entlastung der E-Mail-Datenbank der zentrale und schnelle Zugriff auf Inhalte, die im Team- oder Projektgeschäft dringend benötigt werden. Ein versehentliches Löschen von geschäftsrelevanten E-Mails ist damit nicht mehr möglich.

Es wird sichergestellt, dass alle E-Mails bereits vor der Übernahme – beispielsweise in den Exchange Server – direkt am SMTP-Relay abgegriffen werden. Postboxen, die mit zentralen nn-MailConnect-Regeln belegt sind, werden automatisiert serverseitig verarbeitet. Parallel erfolgt eine automatisierte Zuordnung der E-Mail zum Vorgang (Kunden, Lieferanten, Projekt). Mittels der definierten Regeln werden die E-Mails vorgangsbezogen in das Archiv abgelegt. Außerhalb des definierten Regelwerkes eintreffende E-Mails können über den verwendeten Client, z.B. Outlook, im zentralen Archiv dem Vorgang zugeführt werden. Hierzu muss lediglich die E-Mail im -Client in den abzulegenden Ordner verschoben werden. Die Synchronisation erfolgt automatisiert.


Die Definition der E-Mail-Regeln kann von jedem Administrator vorgenommen werden. Die komplette Administration ist mit einem einfach zu bedienenden, XML-basierten Regelwerk möglich. Damit setzt das eigenständige Modul nn-MailConnect die gesetzlichen (GDPdU, Sarbanes Oxley, IAS, Basel II) und datenschutzrechtlichen Bedingungen an die E-Mail-Archivierung um.

Praxiserprobt: Webbasierte Bearbeitung der Eingangsrechnungen

Die Lösung nn-WebInvoice wird bereits von zahlreichen Unternehmen erfolgreich genutzt. Sie setzen die Lösung ein, um ihre eingehenden Rechnungen webbasiert und damit standortübergreifend effizient zu prüfen. Dazu werden die Papierbelege zunächst zentral gescannt, als TIFF-Datei abgelegt und automatisch mittels Erkennungssoftware indexiert. Zu jeder Eingangsrechnung existiert dann ein XML-File mit den dazugehörigen Indexwerten. Das Dokumenten-Management-System ELO importiert über einen sogenannten XML Importer die Dokumente und ihre Indexwerte. Nach der Archivierung werden die Dokumente anhand entsprechender Zuordnungen an die passenden Workflow-Knoten weitergeleitet. Über das Web erhalten die Mitarbeiter Einblick in die zu prüfenden Rechnungen. Sie kontrollieren die sachliche Richtigkeit, ordnen sie den adäquaten Kostenträgern, Konten oder Kostenstellen zu und geben sie schließlich zur Zahlung frei. Eine Unterschrift wird bei Betätigung des Buttons „Unterschrift“ automatisch aus Anmeldename und Passwort erzeugt und mit einem Hash gegen Veränderung geschützt.
Gleichzeitig erfolgt am Ende der Rechnungsprüfung eine automatisierte Übergabe eines DATEV kompatiblen Buchungsdatensatzes an die Finanzbuchhaltung. Der Datensatz kann per Import-Funktion direkt von der Buchhaltung übernommen werden. Somit entfällt das erneute Eingeben der Daten, was Zeit spart und Fehleingaben eliminiert.

Universale Workflow-Engine in Web 2.0

Mit der Java-WorkFlow-Engine nn-WorkFlow können Unternehmen ohne großen Aufwand alle gewünschten Workflows abbilden. Die Konfigurationsarbeiten sind in der Regel durch Administratoren ausführbar. Der Schwerpunkt liegt auf der Konfigurierbarkeit mittels XML-Beschreibungsdateien, um komplexe Programmierungen in Kundenprojekten zu vermeiden. Damit werden eine planbare, überschaubare Einführungszeit und eine dauerhafte Wartbarkeit trotz individueller Anpassungen sichergestellt.
nn-WorkFlow setzt z.B. auf die DMS-Lösung ELOprofessional oder ELOenterprise auf. Die Lizenzierung erfolgt auf Basis der Workflowanzahl die eingestellt werden. Die Anwenderverwaltung kann über eine in den nn-WorkFlow integrierte separierte Userverwaltung oder über die ELO-Userverwaltung geregelt werden.

noeske sorgt für nahtlose Integration von ELO in bestehende Umgebungen

Mit dem neuen universellen ELO-Connector können Anwender aus unterschiedlichen Umgebungen heraus alle Funktionalitäten der Dokumenten-Management-Software ELO nutzen. Der nn-Connector unterstützt die Betriebssysteme Windows, Unix, Linux, IBM iSeries (AS/400) und zSeries sowie universelle Applikationen auf Basis von http-Requests (Methode für die Übertragung von Inhalten). Damit haben ELO-Anwender die Möglichkeit, im Sinne einer EAI (Enterprise Application Integration) ihr System nahtlos mit anderen Applikationen kommunizieren zu lassen, unabhängig von deren Betriebssystem. Idealerweise nutzt der nn-Connector die führenden Systeme des Unternehmens um im Hintergrund die wesentlichen Funktionen einer Integration „lautlos“ zu erledigen. Im Normalfall sind dies: Aufrufen und Anzeigen eines Dokumentes aus einem Datensatz heraus, Ablegen eines Dokumentes mit gleichzeitiger automatisierter Übergabe der Indexe als eindeutige Suchkriterien sowie das gleichzeitige Anlegen b ei nicht vorhandenen Strukturpfaden.

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weiterführende Infos / Links :

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Anja Zurek
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