Die beiden Hauptaufgaben der Messekostenrechnung sind wie in der betrieblichen Kostenrechnung in Planung und Kontrolle zu untergliedern.(vgl. Olfert, 13, S. 66).
Unter die Planung fällt die Budgeterstellung, d.h. die Kalkulation der Beteiligung und die Vorgabe der finanziell messbaren Ziele, wie z.B. Umsatzgrößen.
Unter die Kontrolle fällt die Kostenarten-, Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung mit dem innerbetrieblichen Soll-Ist-Vergleich. Desweiteren zählt dazu die Messeerfolgskontrolle mit dem Controlling.
Diese Aufgaben lassen sich in den Ablauf einer Messebeteiligung wie folgt eingliedern: Nachdem die Grundsatzentscheidungen zur Messepolitik (Kostendefinition, Kostenartengliederung, Auswahl der Veranstaltungen) gefallen sind, wird in der Planungsphase das Budget für die Messe erstellt. Während der Vorbereitung werden die anfallenden Kosten festgehalten und mit dem Soll verglichen.
Bei der Durchführung werden alle relevanten Daten (Kosten, Besucherzahlen, Kontakte, etc.) festgehalten, so dass dann innerhalb der Nacharbeit eine umfangreich Erfolgskontrolle möglich ist. Die Daten der Auswertung dieser Beteiligung stellen dann einen Entscheidungsfaktor für die zukünftige Messepolitik dar. Außerdem sind sie die Bezugsgrundlage für die Erstellung des nächsten Budgets.
