Im Gegensatz zur Besucherzählung ermöglichen Besucherbefragungen qualitative Aussagen über die Besuchergruppe des Messestandes. Die Fragebögen werden meist im Dialog zwischen einem professionellen Marktforschungsunternehmen und dem Aussteller entwickelt.  Diese ermöglichen Urteile über die Aktivitäten, den Standbau, die Standbesatzung und die Exponate. Es können zusätzlich Informationen von Besuchern gesammelt werden, die keinen direkten Kontakt zum Standpersonal hatten, sondern sich nur in der Nähe des Standes aufgehalten und Blickkontakt zum Messestand hatten.

Die Auswahl dieser Besucher erfolgt zufällig, auf Basis einer repräsentativen Stichprobe. So kann diese Besucherbefragung mit den Besucherkontaktberichten verglichen werden. Das Resultat der Befragung liefert Erkenntnisse über die Qualifikation / Demografie der Besucher, deren Interessen / Erwartungen und die Stärken bzw. Schwächen des Messeauftritts. Des Weiteren werden Informationen über die Standlage, den Standbau und das Image des Unternehmens ermittelt.

Im Folgenden wird vorgestellt, welche Fragen ein solcher Befragungsbogen enthalten kann:

Demografische Daten:

- Wohnort

- Geschlecht

- Alter

Allgemeine Fragen: (offen)

- Motive für den Messebesuch?

- Erwartungen des Standbesuches?

- Inwieweit wurden die Erwartungen erfüllt?

- Erster Eindruck des Messestandes?

- Positives am Messestand?

- Negatives am Messestand?

- Welche Verbesserungsvorschläge gibt es?

- Welche Atmosphäre vermittelt der Stand?

- Welches Hauptthema lässt sich erkennen und dessen Wirkung?

- Gibt es Messestände, die besser gefallen und falls ja warum?

Geschlossene Fragen, die mit einer Skala von „trifft voll und ganz zu“ bis „trifft auf keinen Fall zu“ beantwortet werden können:

- Der Stand lädt zum Verweilen ein.

- Die Gestaltung ist übersichtlich.

- Die Standgestaltung / Architektur ist beeindruckend.

- Das  Firmenimage spiegelt sich im Standbau wieder.

- Auf dem Messestand werde ich unterhalten.

- Die Informationsmaterialen sind übersichtlich gestaltet.

- Ich finde mich auf dem Stand zurecht.

- Ich wurde vom Standpersonal angesprochen.

- Das Standpersonal war freundlich und hilfsbereit. 

- Das Standpersonal konnte mir kompetent weiterhelfen.

- Das Erscheinungsbild der Standmitarbeiter ist gepflegt.

Es ist empfehlenswert, die Daten der Befragung mit denen der Messegesellschaft zu vergleichen und so festzustellen, ob die Besucherstruktur und die Interessenslage der Besucher übereinstimmen. Sollten diese nicht übereinstimmen, so sollte die Messebeteiligung bzw. die Konzeption hinterfragt werden.  

Besucherbefragungen vor bzw. nach der Messe

Die Befragung der Besucher vor und nach dem Messebesuch kann eine wichtige Objektivierung, Vertiefung und Ergänzung der Ergebnisse der (Messe-) Besucherbefragung sein. Der Zeitdruck auf einer Messe erlaubt lediglich eine kurze, meist standardisierte Befragung. Des Weiteren spiegeln die auf der Messe geäußerten Meinungen oft situative  Empfindungen wieder, die sich mit etwas Abstand betrachtet verschieben können.  Auch lassen sich Fragen bezüglich der Erinnerung an den Messestand, die positiven bzw. negativen Eindrücke und den Einfluss auf die Beschaffungsentscheidung erst im Nachhinein beantworten.

Zur Vorgehensweise der Besucherbefragung nach der Messe wird eine Stichprobe an Messebesuchern ausgewählt, die im Anschluss an die Messe telefonisch befragt wird oder per E-Mail einen Fragebogen zugesandt bekommt. Der Abstand zwischen dem Messebesuch und der Befragung sollte maximal zwei Wochen betragen. Die Befragten müssen bereits beim Messebesuch über die Befragung informiert werden und die Einverständniserklärung über die Teilnahme an der Befragung muss eingeholt worden sein. Zu den gängigsten ex-post Betrachtungen zählt die Einschätzung des Messeauftritts, die Einschätzungen über das Wettbewerbsumfeld und anstehende Investitions- und Kaufentscheidungen. Die Befragung vor der Messe verläuft analog.

Kombiniert man nun die Ergebnisse der Standbefragung mit den Ergebnissen dieser Befragungen, so erhält man exakte Informationen, ob die Messeziele erreicht wurden, der Informationsbedarf gedeckt wurde und die Messeauftritt als gelungen bezeichnet werden kann.