Die Messeveranstalter stellen den Ausstellern eine Vielzahl von Werbemitteln kostenlos, bzw. zu Selbstkosten zur Verfügung. Diese Werbemittel können meist mit einem Bestellschein beim Veranstalter angefordert werden und enthalten den Firmennamen, Hallen- und Standnummer. Eine der am häufigsten angebotenen Werbemittel sind die sog. Klebe- bzw. Siegelmarken.
Diese sind ein preiswertes Mittel, um auf die Messeteilnahme hinzuweisen. Dieses Werbemittel mit der Aufschrift: ... „wir stellen aus“, sollte auf die gesamte Briefkorrespondenz mit der relevanten Zielgruppe geklebt werden. Da in großen Unternehmen die Post in der Poststelle geöffnet wird und meist der Briefumschlag entfernt wird, sollte der Aufkleber direkt auf dem Brief platziert werden.
Da die von den Messegesellschaften bezogenen Werbemittel lediglich die Messeteilnahme des Unternehmens bekannt geben und keinen Bezug auf das Ausstellungsprogramm herstellen, sind ergänzende Maßnahmen erforderlich. Eine direkte Besuchereinladung per Brief ist hier das geeignete Mittel, um dieses Ziel zu erreichen. Diese Einladung soll das Interesse für den Messebesuch wecken, jedoch nicht zu breit und umfassend informieren. Es sollte auch ein Anreiz dabei sein, der den Eingeladenen auf den Stand lockt. Ein einfaches Give-away ist jedoch in den meisten Fällen nur ein Dankeschön und kann kaum Ansporn zum Messebesuch sein. In vielen Fällen werden Eintrittskartengutscheine dieser Einladung beigelegt. Dem Aussteller werden dann von der Messegesellschaft die eingelösten Gutscheine in Rechnung gestellt. Die wichtigsten formalen und inhaltlichen Punkte dieser Einladung sind im folgenden Kapitel zusammengestellt.
Stil
Die Einladungen zur Messe müssen sich in Form und Botschaft in die gesamten Kommunikationsmaßnahmen einordnen. Da der Messeerfolg ein Kommunikationserfolg ist, so zeichnen sich diese Einladungen durch eine hohe Kundenorientierung aus.
Form
Diese Punkte sollte man formal bei der Besuchereinladung beachten:
- sehr persönliche Ansprache bzw. sehr persönliche Verabschiedung
- persönlich unterschriebene Einladung
- dramatisiert und aufmerksamkeitsstark
- klare Informationen
- Wegweiser durch den Messestand, bzw. durch die Exponate
- Darstellung der Events auf dem Messestand
- Gutschein für Präsent und individuelles Informationsmaterial
- besonderes Papier und Umschlagsformat bzw. raffinierte Falttechnik
- dreidimensionales Werbemittel
- Responseelement als Antwortmöglichkeit und Terminvereinbarung
- Als wichtige Informationen sollten diese Einladung: Messeplatz, Dauer, Hallen- und Standnummer, Öffnungszeiten, Anwesenheitslisten und Parkhinweis enthalten.
- Der Versand sollte ca. 4 Wochen vor dem Messebeginn erfolgen.
Inhalt
Diese Punkte sollte man inhaltlich bei der Besuchereinladung beachten:
- nennen Sie die zentrale Botschaft ihres Kommunikations-Konzepts
- stellen Sie die Produktneuheiten kurz vor und demonstrieren Sie so die Innovationsfähigkeit Ihres Unternehmens
- zeigen Sie anhand von Produkten den Nutzen für die Kunden auf
