Jedes Unternehmen muss seine Lieferantenrechnungen bearbeiten. Dazu gehören zahlreiche Schritte, in die – je nach Unternehmensgröße – mehrere Mitarbeiter involviert sind. Die Rechnungen müssen erfasst, geprüft, kontiert und schließlich bezahlt werden. Verläuft dieser Prozess händisch, so kostet dies unnötig Zeit und damit Geld.

Im Rahmen der IBM-Themenabende „ Kosten senken beim Rechnungseingang“ demonstriert Claus Cordes, Vorstand Vertrieb der Multi-Support Deutschland AG, das Unternehmen diesen Prozess weitgehend automatisieren und damit beschleunigen können. An Hand von praktischen Beispielen zeigt er, wie eingehende Rechnungen mit Hilfe geeigneter IT-Lösungen erfasst und klassifiziert werden. Der anschließende Freigabeprozess läuft ebenfalls komplett IT-gestützt über entsprechende Workflow-Mechanismen. Diese legen den zuständigen Sachbearbeitern die Rechnung zur Prüfung in ihren Postkorb . Die Dokumente werden schließlich nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) elektronisch archiviert.

„Unternehmen, die ihre Rechnungen automatisiert bearbeiten, profitieren in vielerlei Hinsicht“, so Claus Cordes. „Die Abläufe sind schneller und transparenter, benötigen weniger Ressourcen und sind somit im Verhältnis zu einer manuellen Vorgehensweise kostengünstiger. Skonti-Möglichkeiten gehen nicht aufgrund einer verspäteten Bearbeitung verloren. Mitarbeiter stehen für wertschöpfendere Tätigkeiten als die Eingabe von Rechnungsdaten in ein ERP-System zur Verfügung.

Die Themenabende finden am 16. April im IBM Forum Düsseldorf und am 14. Mai im IBM Forum Hamburg jeweils von 17.00 bis 19.30 Uhr statt. Sie adressieren insbesondere Geschäftsführer und Finanz-Vorstände. Der Besuch der Veranstaltung ist nach vorheriger Registrierung unter http://ibm.com/de/events/afterwork/ kostenlos.

Über MultiArchive

MultiArchive ermöglicht umfassendes Dokumenten-Management inklusive Prozess-Steuerung auf der zuverlässigen Series i-Plattform. Das Produkt beinhaltet dazu sämtliche Funktionen, wie revisionssicheres Archivieren, Scannen, Recherche, COLD, E-Mail-Management sowie die Anbindung externer Speichersysteme. Kernelement bildet ein regelbasierter Posteingangskorb, der mit einem beliebigen Web-Browser bedienbar ist. Über Plug-Ins bzw. zertifizierte Schnittstellen fügt sich MultiArchive nahtlos in vorhandene IT-Systeme ein und ermöglicht eine direkte Datenübernahme aus ERP-Systemen, Collaboration-Plattformen, z.B. Lotus Notes und Office-Programmen. Themenlösungen wie digitale Rechungsbearbeitung, elektronische Personalakte oder Vertragsmanagement runden das Leistungsspektrum ab.

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weiterführende Infos / Links :

Multi-Support Deutschland AG
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Weidestraße 120a
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