Ungefähr sieben Milliarden Euro investiert die deutsche Wirtschaft jedes Jahr weltweit in ihre Messeauftritte. Wenig professionell hingegen wirkt oft die begleitende Kommunikation. Das Argument, die zur Verfügung stehenden Mittel oder die personellen Kapazitäten reichten nicht aus, zeugt von Planungsschwächen. Betreibt ein Unternehmen keine kontinuierliche Pressearbeit, gerät auch die Messekommunikation schnell zu einer schwierigen Ausnahmesituation.
Hier kann externer Sachverstand zum Beispiel einer sorgfältig ausgewählten Agentur unterstützen. Und auch die Messegesellschaft kann helfen. Grundvoraussetzung für erfolgreiche Pressearbeit mittelständischer Unternehmen ist eine zielgruppenspezifische Adressdatei. Oft bieten die Messeveranstalter ihren Ausstellern aktuelle Medienverteiler an. Dort gibt es auch Informationen über Pressekonferenz-Termine anderer Aussteller, elektronische oder reale Pressefächer im Pressezentrum der Messe, den allgemeinen Neuheitendienst der Messe oder die Erscheinungsdaten der offiziellen Messezeitung.
Regionale und überregionale Medien nutzen Messen gern, um das Branchenereignis durch umfangreichere Schwerpunkt-Berichterstattung oder spezielle Messebeilagen zu begleiten. Frühzeitiger Kontakt zur Redaktion empfiehlt sich, denn Messe-Specials werden mit einem Vorlauf von bis zu drei Monaten geplant.
Eine Pressekonferenz ist nicht unbedingt ein Erfolgsgarant. Wer sich Enttäuschungen ersparen will, muss mit realistischen Fragen an die Planung einer Pressekonferenz zur Messe herangehen:
Hat die Information einen echten Neuigkeitswert?
Interessiert das Thema mehr die Fachpresse oder die aktuellen Medien?
Lässt sich ein geeigneter Termin finden? Zeitliche Überschneidungen mit Presseterminen anderer Aussteller mindern die Zusagequote.
Gibt es geeignete Räumlichkeiten auf dem Gelände?
Der Messestand ist allerdings in der Regel schon unter akustischen Aspekten denkbar ungeeignet. Und Hotelräume in der weiteren Umgebung bedeuten Zeitverlust.
Gelingt es, in der Woche vor der Messe ein Pressegespräch am Heimatort zu führen, ist das Unternehmen nicht in gleichem Maße Terminüberschneidungen wie zur Messe ausgesetzt. Allerdings wird es kaum möglich sein, so kurz vor Messestart die Fachpresse zum Besuch zu bewegen. Gute Chancen bieten dagegen rechtzeitig vereinbarte Einzeltermine am Messestand. Auch ein pfiffiger Fototermin im Vorfeld der Messe kann eventuell gute Resonanz bringen.
Eine professionelle Pressemappe, gegebenenfalls in unterschiedlichen Sprachen, ist unverzichtbar. Eine elektronische Version einschließlich hochauflösender Pressefotos (300 dpi), die auch im Internet abrufbar ist, ist für Profis selbstverständlich.
Der Inhalt einer Pressemappe sollte sich auf folgende Basisinformationen konzentrieren:
Neuheiten, Dienstleistungen und Produktpalette zur Messe
das Unternehmen, seine Präsenz im In-und Ausland
Anzahl und Qualifikation der Mitarbeiter
Strategie, Märkte und Wettbewerb
Produktions- und Umsatzzahlen
Redetext der Geschäftsführung, allerdings nur für die Pressekonferenz
Produkt-, Produktions- und Porträtfotos der Geschäftsführung
Kernbotschaften müssen präzise formuliert werden. Um für Pressegespräche und individuelle Journalistenkontakte wirklich fit zu sein, empfehlen sich auch Interview-Trainings.
