Pressekonferenzen

1. Programm

• Festlegen des Themas
• Rechtfertigt das Thema die Einberufung einer Pressekonferenz ?
• Auswahl der Redner
• Abfolge der Vorträge
• Verteilung der Redezeit
• Verfügbarkeit der Redner
• Anreise / Abholung der Redner organisieren bzw. sicherstellen
• Moderator festlegen

2. Terminierung

• Verfügbarkeit der Journalisten zum avisierten Termin klären
• Überschneidung mit anderen Pressekonferenzen
• Berücksichtigung lokaler bzw. saisonaler Besonderheiten
• Festlegung der Uhrzeit bei Berücksichtigung des Redaktionsschlusses
• Persönliche Abstimmung des Termins mit wichtigen Journalisten

3. Auswahl der Örtlichkeit

• Intern / Extern
• Entspricht die Raumgröße der erwarteten Personenzahl ?
• Sitzordnung
• Beleuchtung
• Akustik
• Mikrofonanlage
• Elektrische Anschlüsse
• Garderobe
• Parkplätze
• Eindeutige Beschilderung
• Telefone

4. Buchung / Sicherung des Veranstaltungsortes

5. Kostenplan

• Raummiete
• Technische Ausstattung
• Bewirtung
• Übernachtung für Redner bzw. Journalisten
• Reisekosten
• Hilfspersonal

6. Presseeinladungen

• Verteiler für Einladungen festlegen
• Einladungen einschließlich Rückantwortkarten drucken
• Versand rechtzeitig vor der Veranstaltung (mindestens 10 Tage)
• Lageskizze des Veranstaltungsortes
• Vorabeinladung zur Terminblockade per Fax oder Telefon
• Nachfaßaktion kurz vor der Veranstaltung (telefonisch und / oder schriftlich)

7. Personal und Technik

• Technisches Personal
• Garderoben Personal
• Hostessen
• Dolmetscher
• Simultanübersetzungsanlage
• Übertragung auf Videogroßleinwand
• Overheadprojektor
• Diaprojektor
• Video
• Tafeln und Modell
• Plakate
• Veranstaltungssekretariat
• Namenschilder
• Tischschilder
• Eigener Fotograf
• Beleuchtung, Belüftung, Beheizung, Beschallung, Bestuhlung und Sitzordnung prüfen
• Video- bzw. Tonmitschnitte organisieren

8. Teilnehmerliste und Ablaufplan an alle Beteiligten

9. Pressegeschenk

• Auf angemessene Kosten achten
• Inhaltliche Verbindung zum Anlaß

10. Versand von Pressemappen an nicht erscheinende Journalisten