Eine gut organisierte Veranstaltung gliedert die Zuständigkeiten klar und grenzt die Aufgabengebiete untereinander ab. Dazu sollte man je nach Veranstaltungsgröße besondere Organigramme anfertigen, die linienförmig die Projektorganisation darstellen.
Eine professionelle Projektorganisation bedarf umfangreicher Kommunikation
Die Hilfsmittel dazu sind heute sehr vielfältig, Neben geeigneter Software zur Abwicklung komplexer Projekte (z.B. Microsoft Projekt) mit großen Datenbankanbindungen sind immer häufiger Online-Projektmanagement-Systeme für viele Anwender gleichzeitig nutzbar, im Einsatz. Es besteht dann die Möglichkeit, sich von jedem beliebigen Arbeitsplatz online über einen zentralen Server in ein Projekt einzuloggen und auf alle wichtigen Daten, Termine, Protokolle, Angebote, Ausschreibungsunterlagen, Grundrisspläne usw. zuzugreifen.
Die Produktion und Verteilung ausreichend vieler Exemplare von Produktionshandbüchern, Tagesdispositionen, Telefonlisten etc. werden dadurch natürlich nicht ersetzt. Die Informationen sollten die häufigsten
„W-Fragen“ (Wann, Was, Wer, Wo, Wieviel, Womit,….) beantworten und möglichst viele Randinformationen liefern (Anfahrtspläne, Hotellisten, usw.).
Die möglichst exakte Ausformulierung in einer für Techniker lesbaren Projektsprache über das Anforderungsprofil einer Veranstaltung vermeidet unnötige Rückfragen.
Projektbesprechungen und Meetings müssen effektiv geplant und strukturiert ablaufen. Das setzt voraus, dass Tagesordnungen und ggf. Fragestellungen an Meetingteilnehmer vorab versand werden und sachliche Abläufe während der Treffen moderiert werden. Ein Gastgeber für ein Meeting sorgt selbstverständlich für gute Rahmenbedingungen einer Besprechung, das heißt z.B. ein geeigneter Raum mit ausreichender Belüftung, die Bereitstellung von Getränken, usw. Einladungen zu Besprechungen mit genauen Angaben zu Ort, Zeit und Themen müssen rechtzeitig versandt und rückbestätigt werden.
Zudem ist es notwendig, alle wichtigen Ergebnisse einer Besprechung zu protokollieren. Diese Protokolle müssen den Betroffenen mit konkreten Aufgabenstellungen, Verantwortlichkeiten und Terminsetzungen zur Erledigung zugeleitet werden. Die Informationen sollten allen Teilnehmern und Verantwortlichen schnellstmöglich nach der Besprechung zur Verfügung stehen.
Bei unvermeidbar, großen „Elefantenrunden“ ist es ratsam einen Gesprächsleiter unabhängig vom inhaltlichen Geschehen zu benennen. Die maximale Gruppengröße eines Meetings sollte ein Dutzend Teilnehmer und die Dauer von maximal 3 Stunden nicht überschreiten (Pausen einplanen).
Jeder Teilnehmer einer Gesprächsrunde muss die Gelegenheit erhalten, seine Fragen zu stellen und zumindest einen Termin benannt bekommen, wann und wie er diese Fragen beantwortet bekommt.
Eine gute Vorbereitung verkürzt die Nachbearbeitungszeit eines Meetings!
Organisation der technischen Infrastruktur
Die technische Infrastruktur der jeweiligen Veranstaltungsstätte kann sehr unterschiedliche Qualitäten haben. Moderne Veranstaltungsstätten besitzen eher die notwendigen Anschlüsse in flexibler Form, so dass die technischen Vorgaben für die Veranstaltungstechnik leichter realisiert werden können. Die Möglichkeiten zum Anschluss der Technik z.B. Energieversorgung, Wasserversorgung, Druckluft, mobile Lüftungsanlagen, Telekommunikationsanlagen sowie der Hängepunkte in ausreichender Anzahl und Belastung ist in den meisten Locations immer mit Kompromissen verbunden.
Je nach Art und Ort der Veranstaltung muss teilweise ein erheblicher Aufwand betrieben werden um die gewünschten Anschlüsse bereitzustellen.
Die Möglichkeiten zum Anschluss der Veranstaltungstechnik müssen sorgfältigst geprüft werden, dazu ist die Ermittlung der genauen Anschlusswerte und Mengen notwendig um die Kapazitäten optimal auszunutzen.
Die Absprachen mit den Technikern vor Ort und den technischen Dienstleistern ist daher nicht zu unterschätzen. Zum Einbringen schwerer Veranstaltungstechnik in Räumen oder Hallen müssen die örtlichen Gegebenheiten genauestens untersucht werden.
Der Anschluss beispielsweise von mobilen Containerdörfern oder Messebauräumen, Zelten u.a. für Produktionsbüros und Künstlergarderoben erfordert eine minimale technische Infrastruktur von z.B.
Stromanschlüssen
Wasser- und Abwasseranschlüssen
Telefon- und Faxanschlüssen
Internetzugängen
Technische Produktionsleitung
Die Produktionsleitung der Technik, hat die Aufgabe, neben der Planung von technischem Equipment die Koordination der technischen Gewerke zu übernehmen.
Die Ausstattung mit geeigneter Kommunikationstechnik und Assistenz gehört ebenso zum Handwerkszeug, wie nahezu hellseherische Fähigkeiten für eventuelle Zwischenfälle. Für eilige Besorgungen stehen meist so genannte „Runner“ mit einem Fahrzeug zur Verfügung.
Zu den wichtigsten Logistikleistungen und Aufgaben der technischen Leiter von Produktionen gehören:
die Organisation des Materials
das Erstellen der Packlisten von techn, Equipment
die Kontrolle des Materials auf Funktionstüchtigkeit
die Organisation des Transports
je nach Umfang der Einsatz der geeigneten Transportmittel
die Anlieferung des Materials zur gewünschten Zeit am richtigen Ort ohne unnötigen Zwischenlagerungen
die optimale Be- und Entladung der Fahrzeuge in der richtigen Reihenfolge
mit den dazu benötigten Hilfsmittel (Gabelstapler, Hubwagen,…)
Vermeidung unnötigen Rangierens
die Koordination des entladenen Equipments
die Kontrolle des Materials nach dem Transport (Vollständigkeit und Zustand)
die Organisation von Reservematerial
die Einteilung des technischen Personals, der Helfer usw.
die Koordination des Abstellen des Leergutes, der Lagerung bis zum Abtransport
das Parken der leeren LKW
die Abstimmung mit den Gewerken und Dienstleistern vor Ort, für die technische Infrastruktur
die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen zu (Dienst- und Einsatzplanung)
der reibungslose Auf- und Abbau des Materiales
die Koordination von Arbeitsbrücken, Hebebühnen, Arbeitsbühnen, die optimale Bedienung
die Einhaltung der Einrichtzeiten (Einleuchten, Soundcheck,…)
die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (z.B. Arbeitszeiten, VstättV) und Unfallverhütungsvorschriften
die Betreuung der Veranstaltung mit qualifiziertem, ausgeschlafenem Personal
und vieles mehr
Die Einrichtung des mobilen „Crew Catering“ wird in vielen Produktionen als ein Ort der Kommunikation der Techniker genutzt. Von dort aus werden viele Dinge so zu sagen „vor Ort“ geklärt.
Die Qualifikation der Technischen Leiter sollte nicht unter „Meister für Veranstaltungstechnik“ sein, denn die ausführliche Kenntnis der Veranstaltungstechnik und der gesetzlichen Bestimmungen ist Grundvoraussetzung für die Sicherheit der Beteiligten an einer Produktion. In den UVV und der VstättV werden entsprechende koordinatorische Verantwortungen gefordert (Verantwortliche Personen).
