Um einen reibungslosen Ablauf der Pressearbeit auf der Messe zu gewährleisten, ist es wichtig, eindeutige Verantwortlichkeiten zu delegieren. Der Presseverantwortliche koordiniert nun alle Tätigkeiten in diesem Zusammenhang: Einladung der Fachpresse, Erstellung der Pressemappen, Kontrolle der Pressefächer, Ansprechpartner für die Journalisten, Erstellung des Dankesbriefs und der Schlussinformation. Der Presseverantwortliche muss nicht alle Fachgebiete perfekt beherrschen, es ist vielmehr wichtig, dass für Fachfragen schnell der richtige Gesprächspartner zur Verfügung gestellt wird.
Pressefächer
Ein effizientes Mittel zur Verteilung der Pressemitteilungen sind die Pressefächer im Pressezentrum. Dieser Dienst wird von den meisten Veranstaltern kostenpflichtig angeboten. Für die Journalisten ist das Pressezentrum die erste Anlaufstelle, somit kann die Information dazu dienen, den Journalist auf den Messestand zu locken. Wichtig ist hier jedoch, neben der sachlichen Information, die Angabe von Hallen / Stand-Nr. und den Namen des
Presseverantwortlichen zu benennen.
Pressekonferenz
Wenn Unternehmen „echte Neuheiten“ vorstellen, sind Pressemitteilungen auf Messen ein optimales Kommunikationsinstrument. Hierfür können vom Veranstalter im Vorfeld spezielle Räume angemietet werden. Die Presse ist hierzu gesondert, ca. 4 Wochen vor der Messe via Einladung mit Responseelement einzuladen. Auch hier steht die reibungslose Organisation im Vordergrund:
