Eine Pressemitteilung muss verschiedene formale Vorschriften erfüllen:
- Blattformat: DIN A4
- Kopfzeile mit den Angaben Datum und Pressemitteilung
- vollständige Firmendaten (Adresse, Kontaktdaten, etc.) und Nennung des Presseverantwortlichen, für den Einsatz speziell auf einer Messe, sollten zusätzliche Informationen wie z.B. Hallen- und Stand-Nr. und Hallentelefonanschluß enthalten sein.
- Text mit 1,5 Zeilen Abstand
- ausreichend breiter Rand für Korrekturen
- die Rückseite darf nicht beschrieben werden
- die 2. Seite sollte an die Erste geheftet werden, damit sie nicht verloren geht.
- idealerweise ist ein Pressefoto mit rückseitiger Beschreibung hinzuzufügen
Inhaltliche Anforderungen
Eine Pressemitteilung muss verschiedenen inhaltlichen Anforderungen gerecht werden:
- Pressemitteilungen sollten kurz und knapp verfasst sein, auf Nebensächliches sollte verzichtet werden. Sollte dies aufgrund eines sehr komplexen Sachverhaltes nicht möglich sein, so empfiehlt es sich, entweder eine kurze und eine lange Version anzufertigen, oder die Kurzversion durch Hintergrundinformationen zu ergänzen.
- Der Inhalt einer Pressemitteilung sollte die Fakten darstellen und informieren. Es sollten Produkte und Dienstleistungen anhand belegbarer Fakten beschrieben werden. Werbliche Aussagen sollten auf alle Fälle unterbleiben.
- Die Überschrift sollte die Besonderheit der Nachricht erläutern. Es gilt jedoch auch hier, dass die Überschrift Spannung vermitteln sollte, jedoch nicht zu „marktschreierisch“ wirken darf.
- Superlative wie z.B. größte, beste Qualität... sollten vermieden werden.
- Firmen und Produktnamen sollten sehr sparsam verwendet werden, besser sind in diesem Zusammenhang fabrikneutrale Gattungsmarken.
